Archiviazione e certificato sul canone di locazione dei terreni nella liquidazione di una società

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Quando il liquidatore presenta la domanda di cancellazione dal registro della società liquidata, insieme agli altri documenti il registro richiede due certificati. Il primo attesta che i documenti della società sono stati consegnati per la conservazione o che non vi sono documenti da consegnare. Il secondo, rilasciato dalle amministrazioni comunali (savivaldybių administracijos) che gestiscono il canone di locazione dei terreni statali, attesta che la società ha regolato con i bilanci dei comuni nel cui territorio erano locati terreni statali i conti relativi al canone di locazione dei terreni statali. Uno dei due certificati non serve solo quando il registro ha già ricevuto direttamente la relativa comunicazione. I documenti per la conservazione li consegna il liquidatore e li riceve il comune nel cui territorio si trovava la sede legale della società. Il canone di locazione dei terreni statali non è l’imposta fondiaria, perciò il fatto che la società non paghi l’imposta fondiaria non la esonera ancora dal certificato.

Quanto dura l’intera liquidazione e in quale punto si colloca questa fase lo abbiamo descritto nell’articolo Quanto dura la liquidazione di una società e che cosa la blocca. Qui parliamo dei due certificati senza i quali il registro non accoglierà la domanda di cancellazione.

Che cosa richiede il registro per la cancellazione

Completata la procedura di liquidazione, entro il termine stabilito dal Civilinis kodeksas (Codice civile, CK) si presentano al registro i seguenti documenti (punto 198 dei Juridinių asmenų registro nuostatai, Regolamento del Registro delle persone giuridiche: JAR nuostatų 198 p.):

• la domanda di cancellazione della persona giuridica liquidata;
• l’atto di liquidazione;
• il certificato attestante che i documenti sono stati consegnati per l’ulteriore conservazione o che non vi sono documenti da consegnare (JAR nuostatų 198.3 p.);
• il certificato dell’amministrazione comunale relativo al canone di locazione dei terreni statali (JAR nuostatų 198.4 p.);
• il rendiconto finanziario di chiusura della liquidazione, se alla persona giuridica si applicano le disposizioni dell’Įmonių ir įmonių grupių atskaitomybės įstatymas (Legge sulla rendicontazione delle imprese e dei gruppi di imprese) relative ai rendiconti finanziari.

Il termine è stabilito dall’art. 2.110, comma 3, del Civilinis kodeksas (CK 2.110 str. 3 d.): il liquidatore deve completare le procedure e cancellare la persona giuridica dal registro non oltre un anno dall’iscrizione dello status di persona giuridica in liquidazione, e prima della scadenza di tale termine se ne può chiedere la proroga di un anno. Il registro cancella la persona giuridica non oltre cinque giorni dal ricevimento dei documenti indicati nel punto 198 dei JAR nuostatai e della comunicazione della Valstybinė mokesčių inspekcija (Ispettorato tributario statale) che la società ha regolato i conti con i bilanci e i fondi o che l’ispettorato non dispone di dati al riguardo, se l’ispettorato non ha comunicato che tali dati sono cambiati (JAR nuostatų 201 p.). Se i documenti indicati nel punto 198 dei JAR nuostatai non sono presentati entro i termini stabiliti dall’art. 2.110, comma 3, del CK, la persona giuridica la cancella dal registro il gestore del registro stesso (CK 2.110 str. 3 d.): attualmente non oltre cinque giorni lavorativi dalla scadenza di tali termini (JAR nuostatų 200¹ p.). Dal 15 ottobre 2026 ciò avverrà in modo automatico non oltre 30 giorni dalla scadenza di tali termini e solo quando dalla Valstybinė mokesčių inspekcija non sono pervenute informazioni sulle circostanze indicate nel sottopunto 23.28¹ dei JAR nuostatai, ad esempio debiti tributari o contratti di lavoro non cessati, oppure sono pervenute informazioni che tali circostanze sono venute meno; se tali informazioni pervengono dopo la scadenza dei termini, entro 30 giorni dal loro ricevimento (JAR nuostatų 200¹ p. ir 23.28¹ p., red. nuo 2026-10-15).

Chi consegna i documenti e a chi

I documenti li consegna il liquidatore. L’Akcinių bendrovių įstatymas (Legge sulle società per azioni, ABĮ) gli attribuisce la funzione di consegnare i documenti della società liquidata per la conservazione secondo la procedura stabilita dal Dokumentų ir archyvų įstatymas (Legge sui documenti e sugli archivi, DAĮ) (art. 74, comma 2, punto 4, dell’ABĮ: ABĮ 74 str. 2 d. 4 p.). Il liquidatore ha i diritti e gli obblighi del direttore (vadovas) della società (ABĮ 74 str. 1 d.), e della conservazione dei documenti dell’attività per il tempo necessario risponde il direttore (art. 12, comma 2, del DAĮ: DAĮ 12 str. 2 d.).

A chi consegnarli lo stabilisce l’art. 17 del Dokumentų ir archyvų įstatymas (DAĮ 17 str.): i documenti dell’attività di una persona giuridica privata in liquidazione, il cui termine di conservazione non è scaduto, devono essere consegnati al comune nel cui territorio si trovava la sua sede legale, prima della sua cancellazione dal registro. Ciò significa due cose. Non si consegnano tutti i documenti, ma solo quelli il cui termine di conservazione è ancora in corso. E non si consegnano a un archivio qualsiasi, ma al comune della sede legale.

Quali documenti abbiano un termine ancora in corso dipende dai termini di conservazione. La società li stabilisce in base ai requisiti delle leggi e degli altri atti normativi (DAĮ 13 str. 1 d.). Gli indici dei termini di conservazione dei documenti di amministrazione interna delle persone giuridiche private, la cui redazione è prevista da atti normativi, sono approvati dal Lietuvos vyriausiasis archyvaras (Archivista capo della Lituania) (DAĮ 13 str. 2 d.). I termini concreti li abbiamo esaminati nell’articolo Contabilità della società e conservazione dei documenti: chi ne risponde e per quanto tempo conservarli.

I documenti con termini scaduti possono essere distrutti dopo una valutazione del loro valore; la decisione la adotta il direttore secondo i requisiti generali stabiliti dal Lietuvos vyriausiasis archyvaras (DAĮ 14 str. 1 d.). I documenti cartacei, ad eccezione di quelli a conservazione permanente, possono essere conservati in forma elettronica, purché sia garantita l’autenticità dell’immagine digitale (DAĮ 12 str. 3 d.). Per questo conviene raccogliere e ordinare i documenti già all’inizio della liquidazione, finché si sa chi li tiene e dove.

Quando non c’è nulla da consegnare

Anche in tal caso serve il certificato. Il certificato indicato nel sottopunto 198.3 dei JAR nuostatai attesta una di due cose: o che i documenti sono stati consegnati per l’ulteriore conservazione, o che non vi sono documenti da consegnare per l’ulteriore conservazione. Lo rilasciano i soggetti stabiliti dal Dokumentų ir archyvų įstatymas e autorizzati a ricevere per la conservazione i documenti delle persone giuridiche in liquidazione (JAR nuostatų 198.3 p.).

Il certificato non va presentato al registro solo quando il registro ha già ricevuto da tali soggetti la comunicazione sulla consegna dei documenti o sul fatto che non vi sono documenti da consegnare (JAR nuostatų 38.7.9 p.). Prima di presentare i documenti per la cancellazione, conviene verificare se tale comunicazione è già stata inviata al registro.

Il certificato sul canone di locazione dei terreni statali

Il sottopunto 198.4 dei JAR nuostatai richiede il certificato delle amministrazioni comunali che gestiscono il canone di locazione dei terreni statali, attestante che la persona giuridica ha regolato con i bilanci dei comuni nel cui territorio erano locati terreni statali i conti relativi al canone di locazione dei terreni statali (JAR nuostatų 198.4 p.). Il certificato non serve se il registro ha ricevuto tale comunicazione direttamente dall’amministrazione comunale (JAR nuostatų 38.7.10 p.).

Il certificato non riguarda l’imposta fondiaria. L’imposta fondiaria la paga il proprietario del terreno, persona fisica o giuridica (art. 3, comma 1, dello Žemės mokesčio įstatymas, Legge sull’imposta fondiaria, ŽMĮ: ŽMĮ 3 str. 1 d.). Il canone di locazione dei terreni statali è legato alla locazione di terreni statali ed è gestito dalle amministrazioni comunali (JAR nuostatų 198.4 p.). Per questo il fatto che la società non possieda terreni propri e non paghi l’imposta fondiaria non significa che questo certificato non serva.

E se la società non ha mai locato terreni statali? Il sottopunto 198.4 dei JAR nuostatai collega il certificato ai comuni nel cui territorio erano locati terreni statali, e l’unica eccezione che vi è indicata è la comunicazione dell’amministrazione comunale ricevuta dal registro (JAR nuostatų 198.4 p.). Se tale certificato serva a una società che non ha locato nulla e quale comune lo rilasci in tal caso, il regolamento non lo dice espressamente e non abbiamo trovato giurisprudenza; perciò la soluzione più sicura è rivolgersi all’amministrazione del comune della sede legale della società e, prima di presentare i documenti, verificare se il registro ha già ricevuto la comunicazione.

Quando occuparsene

Entrambi i certificati fanno parte dei documenti per la cancellazione, e l’intera liquidazione deve rientrare nel termine stabilito dall’art. 2.110, comma 3, del CK. Il punto 198 dei JAR nuostatai non stabilisce l’ordine in cui ottenere i certificati, perciò possono essere richiesti in parallelo con gli altri lavori conclusivi. Che cos’altro avviene durante la liquidazione lo abbiamo descritto nell’articolo Che cosa accade nella liquidazione di una UAB: dipendenti, creditori, revisione e banca.

Approfondimenti sulla liquidazione

• Liquidazione delle società: pagina del servizio
• Quanto dura la liquidazione di una società e che cosa la blocca
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Come iniziare

Ci indichi dove si trova la sede legale della società, se la società ha locato terreni statali, se aveva dipendenti e dove sono attualmente conservati i suoi documenti (in ufficio, presso il contabile o in formato elettronico). Le diremo quali documenti occorrerà consegnare al comune e quali certificati ottenere prima della cancellazione.

Tel. +370 5 212 1506, e-mail info@linden.lt

Maggiori informazioni su questo servizio: Liquidazione delle società.