Pareigybių aprašymai prieš grupavimą: kaip juos sutvarkyti per savaitę

Iki 2026 m. gruodžio 31 d. darbdavys turi patvirtinti darbo apmokėjimo sistemą, o jeigu ji jau yra, ją peržiūrėti ir prireikus pakeisti (XV-969 įst. 23 str. 4 d.). Jeigu sistemą nustato kolektyvinė sutartis, atskirai jos tvirtinti nereikia (DK 140 str. 3 d.), bet, mūsų vertinimu, pareiga peržiūrėti galiojančią sistemą taikoma ir tokiam darbdaviui (XV-969 įst. 23 str. 4 d.). Joje pareigybės grupuojamos pagal įgūdžius, kvalifikaciją, pastangas, atsakomybę ir darbo sąlygas (DK 140 str. 3 d.). Šiuos dalykus galima įvertinti tik tada, kai jie užrašyti. Pareigybės pavadinimas jų nepasako: „vadybininkas” vienoje įmonėje atsiliepia į skambučius, kitoje veda derybas. Todėl mūsų rekomendacija: prieš vertinimą sutvarkykite pareigybių aprašymus. Įstatymas privačiam darbdaviui aprašymų turėti nereikalauja, bet be jų vertinimo nepagrįsite. Žemiau – penkių dienų planas, vieno puslapio šablonas ir klausimynas darbuotojams. Bendrą visų pareigų apžvalgą rasite straipsnyje „Atlygio skaidrumas: ką darbdavys turi padaryti ir iki kada”.

Kodėl aprašymai yra pirmas žingsnis

Įstatymas: pastangos Darbo kodekse apibrėžtos kaip fizinių, protinių ir emocinių resursų kiekis, reikalingas užduotims pagal pareigybės aprašymą atlikti (DK 140 str. 3 d.). Taigi pats įstatymas vertinimą sieja su pareigybės aprašymu.

VDI rekomenduoja prieš vertinimą įsitikinti, kad visų darbuotojų pareigybių aprašymai yra tikslūs, aiškūs ir realiai apibūdina atliekamą darbą. Jeigu aprašymas neatspindi realaus darbo, jį reikia patikslinti prieš vertinimą (VDI DUK, 2.2 klausimas). VDI taip pat nurodo, kad standartizuoti pavadinimai neatspindi darbo turinio (VDI DUK, 2.2 klausimas).

Trys taisyklės, kurias verta žinoti iš anksto:

• Aprašoma pareigybė, ne žmogus. VDI nurodo, kad pareigybės vertinamos kaip laisvos (neužimtos), nesiejant jų su jas užimančių asmenų gebėjimais (VDI DUK, 2.1 klausimas). Aprašyme rašykite, ko reikia darbui, o ne ką moka dabartinis darbuotojas.
• Tikri pavadinimai. Sistemos grupėse turėtų būti nurodomi konkretūs, realiai įmonėje esantys pareigybių pavadinimai, kokie jie yra pareigybių sąraše, darbo sutartyse ir aprašymuose (VDI DUK, 1.3 klausimas). Mūsų rekomendacija: pavadinimai visuose trijuose dokumentuose turėtų sutapti.
• Minkštieji įgūdžiai yra darbo reikalavimas. Įstatymas įgūdžiams priskiria bendravimą, bendradarbiavimą, konfliktų sprendimą ir gebėjimą dirbti su žmonėmis (DK 140 str. 3 d.). VDI pabrėžia, kad jų negalima nuvertinti, ypač klientų aptarnavimo ir panašiose pareigybėse (VDI DUK, 2.9 klausimas).

Penkių dienų planas

| Diena | Darbas | Kas | Rezultatas | |—|—|—|—| | 1 | Pareigybių sąrašas: pavadinimai iš darbo sutarčių, kiek žmonių kiekvienoje | vadovas arba biuro vadovas | sąrašas, sutampantis su sutartimis | | 2 | Klausimynas darbuotojams (žr. žemiau), 20 minučių kiekvienam | kiekvienas darbuotojas | užpildyti klausimynai | | 3 | Aprašymų juodraščiai pagal šabloną | vadovas ir tiesioginiai vadovai | vieno puslapio aprašymai | | 4 | Patikrinimas su tiesioginiais vadovais: ar tai realus darbas | tiesioginiai vadovai | pataisyti aprašymai | | 5 | Pavadinimų suvienodinimas, aprašymų patvirtinimas ir supažindinimas | vadovas | patvirtinti aprašymai |

Mažoje įmonėje su 7–10 pareigybių šį darbą įmanoma padaryti per savaitę. Įmonėje su 30–40 pareigybių skirkite dvi savaites, bet eilė lieka ta pati.

Vieno puslapio aprašymo šablonas

Šablonas sudarytas pagal penkis DK 140 straipsnio 3 dalies kriterijus. Tada vertinimo metu kiekvienam kriterijui jau turėsite faktus.

> Pareigybės aprašymas > > Pareigybės pavadinimas: [kaip darbo sutartyje] Lygis: [jaunesnysis / – / vyresnysis, jeigu taikoma] > Pavaldumas: [kam pavaldus; kiek darbuotojų jam pavaldūs] > Paskirtis: [vienas sakinys: kodėl ši pareigybė yra] > > 1. Pagrindinės funkcijos (3–7 punktai, nuo svarbiausios) > > 2. Įgūdžiai: [profesiniai įgūdžiai; bendravimas su klientais ar kolegomis; konfliktų sprendimas; darbas komandoje] > 3. Kvalifikacija: [reikalaujamas išsilavinimas, sertifikatai, leidimai; būtina patirtis metais] > 4. Pastangos: [fizinės – pvz., kelia krovinius iki [x] kg; protinės – pvz., analizuoja duomenis, priima sprendimus; emocinės – pvz., aptarnauja nepatenkintus klientus, dirba su sergančiais žmonėmis] > 5. Atsakomybė: [už ką atsako: savo užduotis, įrangą, pinigus, klientų duomenis, kitų darbuotojų darbą, sutartis; kokio dydžio sprendimus priima pats] > 6. Darbo sąlygos: [darbo vieta; pamainos, naktinis darbas; triukšmas, temperatūra; kelionės; įtampos laikotarpiai] > > Savarankiškumas: [ką sprendžia pats, ką derina su vadovu] > Patvirtinta: [data, vadovo vardas ir parašas]

Kiekvieną punktą rašykite trumpai ir konkrečiai. „Bendrauja su klientais” yra per mažai. „Kasdien telefonu ir el. paštu sprendžia klientų skundus, įskaitant konfliktines situacijas” leidžia įvertinti ir įgūdžius, ir emocines pastangas.

Klausimynas darbuotojams

Darbuotojai geriausiai žino, ką iš tikrųjų daro. Paprašykite atsakyti raštu ir aiškiai pasakykite, kad klausiama apie darbą, o ne apie žmogaus vertinimą.

> 1. Išvardykite 5 užduotis, kurioms skiriate daugiausia laiko. Kiek procentų laiko kiekvienai? > 2. Kokių žinių, leidimų ar sertifikatų reikia jūsų darbui? > 3. Su kuo bendraujate darbe (klientai, tiekėjai, kolegos, institucijos)? Ar tenka spręsti konfliktus? > 4. Ar jūsų darbas fiziškai sunkus? Ar emociškai įtemptas? Kada ir kodėl? > 5. Už ką atsakote: pinigus, įrangą, duomenis, kitų darbą? Kokius sprendimus priimate patys? > 6. Kokiomis sąlygomis dirbate (pamainos, kelionės, triukšmas, lauke)? > 7. Ko jūsų dabartiniame aprašyme trūksta arba kas jame neteisinga?

Atsakymus naudokite aprašymui parengti. Jeigu darbuotojas aprašo daugiau, nei reikalauja pareigybė, aprašyme palikite tai, ko reikia darbui. Asmeninės kompetencijos svarbios vėliau, nustatant vietą atlygio intervale.

Pavyzdys: 12 darbuotojų įmonė, 7 pareigybės

Prekybos ir aptarnavimo įmonėje dirba 12 žmonių. Pagal darbo sutartis yra šios pareigybės: direktorius (1), pardavimų vadybininkas (3), klientų aptarnavimo specialistas (2), sandėlininkas (2), vairuotojas (1), buhalteris (1), biuro administratorius (2).

Per pirmą dieną paaiškėja dvi problemos. Pirma, iš trijų pardavimų vadybininkų vienas veda derybas su didžiaisiais klientais ir rengia sutartis, o du priima užsakymus telefonu. Antra, vienas biuro administratorius dar tvarko personalo dokumentus.

Sprendimas:

• Pardavimų vadybininkams aprašomi du lygiai: „pardavimų vadybininkas” ir „vyresnysis pardavimų vadybininkas” su atskiromis funkcijomis ir atsakomybe, o darbo sutartis atitinkamai patikslinama su darbuotojo rašytiniu sutikimu (DK 45 str. 1 d.).
• Administratoriui, kuris tvarko ir personalo dokumentus, aprašymas papildomas šia funkcija, o jeigu tai atskiras darbas su atskiru krūviu, svarstoma atskira pareigybė.
• Klientų aptarnavimo specialistų aprašyme įrašomos emocinės pastangos: kasdienis darbas su skundais.
• Sandėlininkų aprašyme įrašomos fizinės pastangos ir darbo sąlygos: nešildomas sandėlis, krovinių kėlimas.

Po savaitės įmonė turi 8 aprašymus (vadybininkai dviem lygiais) ir gali pradėti vertinimą.

Klaidos, kurių verta vengti

• Nukopijuotas senas aprašymas. Jis parašytas prieš kelerius metus ir neatitinka realaus darbo.
• Aprašytas žmogus. „Turi 15 metų patirtį ir puikiai bendrauja” yra apie darbuotoją, ne apie pareigybę.
• Nėra emocinių pastangų. Klientų aptarnavimo, slaugos ar mokymo darbuose jos esminės, o įstatymas jas įvardija tiesiogiai.
• Pavadinimai nesutampa. Sutartyje „vadybininkas”, aprašyme „pardavimų specialistas”, sąraše „konsultantas”.
• Rašoma tik apie išsilavinimą. VDI nurodo, kad vien skirtingas išsilavinimas nėra pakankamas pagrindas skirtingoms grupėms (VDI DUK, 2.4 klausimas); aprašyme turi būti ir kiti kriterijai.

Ką daryti, jeigu…

…du žmonės su tuo pačiu pavadinimu dirba skirtingą darbą? VDI nurodo, kad jeigu funkcijos, atsakomybė ir kvalifikacija skiriasi iš esmės, darbuotojai turėtų būti priskirti skirtingoms grupėms. Jeigu sutartyje įrašyta tik bendra pareigybė, rekomenduojama sutartyje ar aprašyme aiškiai nurodyti lygį (VDI DUK, 2.8 klausimas). Sukurkite du aprašymus ir suderinkite sutartis su darbuotojų rašytiniu sutikimu (DK 45 str. 1 d.).

…vienas žmogus dirba du darbus? Aprašykite abi pareigybes atskirai. Jeigu jos patenka į skirtingas grupes, nuo 2027 m. Sodrai duomenys apie skirtingas pareigybių grupes teikiami atskirai (A1-433 aprašo 4.3 papunktis). Mūsų rekomendacija: darbo laiką tarp jų aiškiai paskirstykite, kad duomenis būtų galima pateikti atskirai.

…aprašymų nėra visai? Pradėkite nuo klausimyno. Pirmą versiją galite parengti iš darbuotojų atsakymų ir tiesioginio vadovo pastabų. Tobulumo nereikia: reikia, kad aprašymas atitiktų realų darbą pagal penkis kriterijus.

…darbuotojas nesutinka su savo aprašymu? Išklausykite ir užrašykite jo pastabas. Galutinį sprendimą priima darbdavys, bet pastabos padeda pamatyti, ko trūksta. Jeigu aprašymas keičia darbo funkciją, reikės keisti ir darbo sutartį su darbuotojo sutikimu.

Kas toliau

Kai aprašymai sutvarkyti, prasideda vertinimas: kiekvienam kriterijui nustatomi lygiai, pareigybės įvertinamos balais ir suskirstomos į grupes. Tai jau kitas darbo etapas, kurį aprašome straipsnyje „Pareigybių vertinimas ir grupavimas: kaip tai padaryti praktiškai”.

Patikrinimo sąrašas

1. Pareigybių sąrašas sutampa su darbo sutartimis.
2. Kiekvienai pareigybei yra vieno puslapio aprašymas pagal penkis kriterijus.
3. Aprašymuose įrašytos emocinės ir fizinės pastangos, kur jos yra.
4. Skirtingo lygio darbai aprašyti atskirai.
5. Aprašymai patvirtinti, darbuotojai su jais supažindinti.

Susiję straipsniai

• Pareigybių vertinimas ir grupavimas: kaip tai padaryti praktiškai
• Mažai įmonei: minimali darbo apmokėjimo sistema iki 2026-12-31
• Ar galima naujam darbuotojui mokėti daugiau nei dirbančiam seniau?
• Darbo apmokėjimo sistema be darbo tarybos: kaip konsultuotis su darbuotojais
• Atlygio skaidrumas: ką darbdavys turi padaryti ir iki kada

Kaip pradėti

Atsiųskite pareigybių sąrašą ir turimus aprašymus, jeigu jie yra. Parengsime klausimyną ir aprašymų šablonus, o vėliau – pareigybių vertinimą ir darbo apmokėjimo sistemą.

Visą Linden sprendimą – nuo darbo apmokėjimo sistemos iki darbuotojų informavimo – rasite svetainėje atlygis.linden.lt. Pasitikrinkite Jums taikomus reikalavimus: atlygis.linden.lt/patikra.

Tel. +370 5 212 1506, el. paštas info@linden.lt

Plačiau apie šią paslaugą: darbo teisės dokumentų rengimas.