Įmonės apskaita ir dokumentų saugojimas: kas atsako ir kiek laikyti

Apskaitą organizuoja įmonės vadovas. Tai galioja ir tada, kai apskaitą pagal sutartį tvarko buhalterinės apskaitos paslaugų įmonė: vadovas ją parenka (jeigu įstatymai šios teisės nesuteikia kitam valdymo organui) ir užtikrina, kad buhalteris laiku gautų teisingą informaciją apie ūkines operacijas (Finansinės apskaitos įstatymo 13 straipsnio 1 dalis, FAĮ 13 str. 1 d.). Nuo pirmos dienos kiekviena ūkinė operacija turi būti pagrįsta apskaitos dokumentu ir užregistruota. Tas pats įstatymas taikomas ir užsienio juridinio asmens filialui Lietuvoje. Dokumentai saugomi pagal Dokumentų ir archyvų įstatymą, o minimalius jų saugojimo terminus nustato Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtinta rodyklė: apskaitos dokumentai ir registrai saugomi 10 metų, darbo sutartys – 50 metų nuo jų nutraukimo.

Ką reikia padaryti su dokumentais likviduojant įmonę, aptarėme įmonių likvidavimo puslapyje ir straipsnyje apie likvidavimo eigą. Kokių personalo įsakymų iš tikrųjų reikia – atskirame straipsnyje. Čia – kas turi būti veikiančioje įmonėje.

Kas atsako už apskaitą

FAĮ 13 straipsnio 1 dalis įvardija, ką daro vadovas. Jis parenka apskaitą tvarkantį asmenį, išskyrus atvejus, kai ši teisė įstatymuose suteikta kitam valdymo organui (FAĮ 13 str. 1 d. 1 p.). Jis nustato ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarką (FAĮ 13 str. 1 d. 3 p.) bei vidaus kontrolės priemones (FAĮ 13 str. 1 d. 4 p.). Jis užtikrina, kad keičiantis buhalteriui ar vadovui dokumentai ir registrai būtų laiku perduoti (FAĮ 13 str. 1 d. 5 p.).

Kai apskaitą tvarko apskaitos paslaugų įmonė, kai kuriuos iš šių veiksmų ji gali atlikti pati, jeigu taip nustatyta sutartyje (FAĮ 13 str. 3 d.). Todėl sutartyje verta aiškiai surašyti, kas nustato apskaitos tvarką ir kas atsako už vidaus kontrolę. Mūsų vertinimu, vadovo pareiga organizuoti apskaitą nepereina vien todėl, kad buhalterija perduota išorės įmonei.

Kas turi būti nuo pirmos dienos

Atskiro „apskaitos pradžios” dokumento FAĮ nenumato. Jis reikalauja, kad tvarka veiktų nuo pirmos operacijos:

• ūkinės operacijos pagrindžiamos apskaitos dokumentais ir visos registruojamos apskaitos registruose (FAĮ 3 str. 1 ir 2 d.);
• ūkinės operacijos registruojamos jų dieną arba iškart, kai tai įmanoma, bet ne vėliau kaip iki ataskaitų parengimo dienos, o grynųjų pinigų operacijos – ne vėliau kaip paskutinę einamojo mėnesio dieną (FAĮ 3 str. 3 d.);
• apskaitos dokumentai parengiami operacijos metu arba jai įvykus ir pateikiami gavėjui nedelsiant, ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos (FAĮ 6 str. 1 d.);
• apskaita tvarkoma darant dvejybinį įrašą, išskyrus atvejus, kai FAĮ 4 straipsnyje nurodyti subjektai pasirenka supaprastintą apskaitą (FAĮ 3 str. 4 d.). Pelno siekianti UAB tarp jų nenurodyta (FAĮ 4 str.);
• sudaroma didžioji knyga, išskyrus supaprastintą apskaitą pasirinkusius subjektus (FAĮ 8 str. 1 d.).

Pelno siekiantys ribotos civilinės atsakomybės juridiniai asmenys apskaitą tvarko taip, kad galėtų parengti finansines ataskaitas pagal Lietuvos arba tarptautinius finansinės atskaitomybės standartus (FAĮ 11 str. 1 d. 2 p.). Išimtis – FAĮ 11 straipsnio 1 dalies 1 punkte išvardyti subjektai, pavyzdžiui, finansų maklerio įmonės ir draudimo įmonės: jie taiko tik tarptautinius standartus (FAĮ 11 str. 1 d. 1 p.). Finansiniai metai trunka 12 mėnesių, o naujos įmonės pirmieji finansiniai metai yra laikotarpis nuo įsteigimo dienos iki finansinių metų pabaigos (Įmonių ir įmonių grupių atskaitomybės įstatymo 14 straipsnio 1 ir 3 dalys, IIGAĮ 14 str. 1 ir 3 d.). Pasirinktą finansinių metų pabaigą verta įrašyti į apskaitos politiką iš karto, nes finansinius metus galima keisti ne dažniau kaip kartą per 5 metus, išskyrus kai jie keičiami į kalendorinius metus (IIGAĮ 14 str. 2 d.).

Apskaitos paslaugų įmonė, pradėdama darbą su nauja bendrove, gali paprašyti:

• Registrų centro išrašo arba elektroninio registravimo pažymėjimo;
• įstatų ir akcininkų sąrašo;
• banko sąskaitos atidarymo dokumentų;
• vadovo pasirašytų įgaliojimų, kad buhalteris galėtų atstovauti įmonei institucijose;
• žinių apie darbuotojus, jeigu jie bus įdarbinami.

Jeigu vadovas gyvena užsienyje, įgaliojimus verta pasirašyti ir atsiųsti iš anksto. Jeigu buhalteriams reikia popierinių originalų, jų siuntimas iš užsienio užtrunka.

Užsienio įmonės dukterinė bendrovė ir filialas

Dukterinė UAB yra Lietuvos juridinis asmuo, todėl jai taikomos visos aukščiau aprašytos taisyklės. IIGAĮ nuostatos dėl finansinių ataskaitų taikomos Lietuvoje įregistruotiems ribotos civilinės atsakomybės pelno siekiantiems juridiniams asmenims (IIGAĮ 2 str. 1 d. 1 p.).

Filialas nėra juridinis asmuo (Civilinio kodekso 2.53 straipsnio 2 dalis, CK 2.53 str. 2 d.), bet FAĮ jam taikomas tiesiogiai: įstatymas taikomas užsienio juridinių asmenų ar kitų užsienio organizacijų filialams ir atstovybėms Lietuvoje (FAĮ 1 str. 3 d. 8 p.). Vadinasi, filialas Lietuvoje turi savo apskaitą pagal Lietuvos taisykles. Kokias užsienio įmonės finansines ataskaitas reikia pateikti registruojant filialą, rašėme straipsnyje apie filialo registraciją.

Dvi taisyklės palengvina darbą grupėse. FAĮ 7 straipsnyje nurodyta privaloma informacija neprivaloma užsienio subjektų rengiamiems apskaitos dokumentams (FAĮ 7 str. 7 d.). O kai operacijų duomenys kaupiami keliose sistemose ar kituose subjektuose, pavyzdžiui, patronuojančiosios įmonės sistemoje, įrašai Lietuvos subjekto registruose gali būti daromi suvestinėmis sumomis ne rečiau kaip kartą per ketvirtį, jeigu tas sumas galima pagrįsti (FAĮ 8 str. 5 d.). Užsienio grupė gali norėti, kad Lietuvos apskaita būtų tvarkoma taip pat, kaip jos esamoje įmonėje. Tai įmanoma, jeigu laikomasi šių įstatymo reikalavimų.

Kiek laiko saugoti dokumentus

Apskaitos dokumentai ir registrai saugomi vadovo nustatyta tvarka pagal Dokumentų ir archyvų įstatymą (FAĮ 10 str. 1 d.). Tas pats taikoma ir finansinėms ataskaitoms (IIGAĮ 38 str.). Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 1 dalies 2 punktas (DAĮ 12 str. 1 d. 2 p.) įpareigoja privačius juridinius asmenis išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, o už tai atsako vadovas (DAĮ 12 str. 2 d.).

Saugojimo terminus įmonė nustato vadovaudamasi įstatymų ir kitų teisės aktų reikalavimais (DAĮ 13 str. 1 d.). Privačių juridinių asmenų vidaus administravimo dokumentų, kurių rengimą nustato teisės aktai, saugojimo terminų rodykles tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras (DAĮ 13 str. 2 d.). Tai Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 ir išdėstyta nauja redakcija nuo 2024 m. spalio 1 d. Ji taikoma privačių juridinių asmenų vidaus administravimo dokumentams, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, ir nustato minimalius terminus (Įsakymo Nr. V-100 2.1 punktas, V-100 įsakymo 2.1 p.). Saugotojas terminą gali pratęsti (V-100 įsakymo 2.4 p.). Pagrindiniai terminai:

• įmonės registravimo Juridinių asmenų registre dokumentai – iki išregistravimo iš registro (Rodyklės 1.1 p.);
• valdymo organo sprendimai veiklos organizavimo klausimais – 10 m. (Rodyklės 1.5 p.);
• kolegialių institucijų posėdžių protokolai – 10 m. (Rodyklės 1.6 p.);
• akcininkų sąrašai – 10 m. nuo pakeitimo (Rodyklės 1.8 p.);
• susirašinėjimo dokumentai – 3 m. (Rodyklės 1.9 p.);
• bendradarbiavimo sutartys – 5 m. nuo sutarties galiojimo pabaigos (Rodyklės 1.10 p.);
• įgaliojimai atstovauti įmonei – 1 m. nuo įgaliojimo termino pabaigos (Rodyklės 1.14 p.);
• sprendimai dėl priėmimo į pareigas, perkėlimo, pavadavimo, atleidimo, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti, tėvystės atostogų, prastovų – 50 m. (Rodyklės 2.1.1 p.);
• sprendimai dėl atostogų grafikų, kasmetinių ir kitų atostogų, komandiruočių, nuotolinio darbo – 3 m. (Rodyklės 2.1.2 p.);
• darbo sutartys ir jų priedai – 50 m. nuo sutarties nutraukimo; neįsigaliojusios darbo sutartys – 3 m. (Rodyklės 2.3 p.);
• įspėjimai dėl darbo sutarties nutraukimo – 3 m. (Rodyklės 2.6 p.);
• darbo laiko apskaitos žiniaraščiai – 10 m. (Rodyklės 2.20 p.);
• metinės finansinės ataskaitos – 10 m. (Rodyklės 3.4 p.);
• ūkinę operaciją patvirtinantys apskaitos dokumentai (sąskaitos faktūros, mokėjimo pavedimai, avanso apyskaitos ir kt.) – 10 m. (Rodyklės 3.15 p.);
• finansinės apskaitos registrai – 10 m. (Rodyklės 3.19 p.);
• darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai – 50 m., bet tik vienam iš įmonėje sudaromų darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentų; kiti saugomi 10 m. (Rodyklės 3.20 p.);
• asmenų, turinčių teisę pasirašyti buhalterinės apskaitos dokumentus, sąrašai su parašų pavyzdžiais – 10 m. nuo sąrašo pakeitimo (Rodyklės 3.22 p.);
• pirkimo ar paslaugų sutartys ir perėmimo aktai – 10 m. nuo sutarties įvykdymo (Rodyklės 3.24 p.).

Filialo apskaitos dokumentams DAĮ taikomas per FAĮ 10 straipsnio 1 dalį, nes FAĮ taikomas ir filialams. Rodyklė pati kalba apie juridinius asmenis, todėl filialo vidaus dokumentų terminus mūsų rekomendacija nustatyti pagal ją, kad neliktų spragų.

Popierius ar elektroninė forma, ir kada galima naikinti

Popierinius veiklos dokumentus, išskyrus nuolat saugomus, galima išsaugoti elektronine forma ir popierinio nesaugoti, jeigu užtikrinamas skaitmeninio vaizdo tikrumas (DAĮ 12 str. 3 d.). Kaip atrinkti popierinius dokumentus ir išsaugoti juos elektronine forma, nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras (DAĮ 12 str. 3 d.). Elektroniniai dokumentai turi išlikti autentiški, patikimi ir prieinami visą saugojimo laiką, kartu saugant kontekstinę informaciją (DAĮ 12 str. 1 d. 4 p.).

Dokumentus galima naikinti tik atlikus jų vertės ekspertizę, kai pasibaigia saugojimo terminai; sprendimą priima vadovas (DAĮ 14 str. 1 d.). Be to, pasibaigus minimaliam terminui naikinti galima tik tuos dokumentus, kurie jau nėra aktualūs įmonės veiklos procesams (V-100 įsakymo 2.5 p.). Kai įmonė likviduojama, dokumentai, kurių saugojimo terminas nepasibaigęs, iki išregistravimo perduodami savivaldybei, kurios teritorijoje buvo buveinė (DAĮ 17 str.).

Kaip pradėti

Atsiųskite įmonės Registrų centro išrašą ir parašykite, kas tvarko apskaitą ir kur saugomi dokumentai. Parengsime vadovo sprendimus dėl apskaitos organizavimo ir dokumentų saugojimo tvarkos arba patikrinsime esamą.

Tel. +370 5 212 1506, el. paštas info@linden.lt

Plačiau apie šią paslaugą: juridinių asmenų dokumentų rengimas.