Ar darbdavys privalo rašyti įsakymus dėl priėmimo, atostogų ir atleidimo?

Ne. Darbo kodeksas nereikalauja, kad priėmimas į darbą, atostogos ar atleidimas būtų įforminti būtent dokumentu, pavadintu „įsakymu”. Jis reikalauja kitų dokumentų: rašytinės darbo sutarties, pranešimo Sodrai, pranešimo apie darbo sąlygas ir, atleidžiant, rašytinio darbdavio sprendimo. Kasmetinės atostogos įforminamos darbdavio nustatyta tvarka, todėl pakanka atsakymo į darbuotojo prašymą. Įsakymas yra tik viena iš formų, kuria darbdavys gali išreikšti savo sprendimą raštu. Jeigu įmonė įsakymų nerašo, tai savaime nėra pažeidimas.

Kaip keisti darbo sąlygas ir didinti atlyginimą, aprašėme atskirame straipsnyje. Kokius dokumentus rengti atleidžiant, – kitame. Čia kalbame apie tai, ko įstatymas iš tikrųjų reikalauja ir kas gali tvirtinti darbuotojų prašymus.

Kur Darbo kodekse yra žodis „įsakymas”

Pavyzdžiui, klausimas gali kilti dviem progomis. Įmonė likviduojama, ir likvidatorius ar archyvaras prašo „visų personalo įsakymų”. Arba įmonėje yra užsienio kilmės vadovybė, kuriai įprasta, kad kiekvienas personalo sprendimas turi atskirą įsakymą.

Darbo kodekse darbdavio įsakymas kaip privaloma forma paminėtas, kiek radome, vienoje vietoje: darbo tarybos rinkimų komisiją darbdavys sudaro įsakymu (Darbo kodekso 171 straipsnio 2 dalis, DK 171 str. 2 d.). Kitur kodeksas kalba apie darbdavio sprendimą, rašytinę formą ar darbdavio nustatytą tvarką. Todėl svarbu ne dokumento pavadinimas, o tai, ar yra tas rašytinis dokumentas, kurio reikalauja konkreti norma.

Priėmimas į darbą: sutartis, o ne įsakymas

Darbo sutartis laikoma sudaryta, kai šalys susitaria dėl būtinųjų sąlygų (DK 42 str. 1 d.). Tos sąlygos yra darbo funkcija, darbo apmokėjimas ir darbovietė (DK 34 str. 1 d.). Sutartis sudaroma raštu dviem egzemplioriais (DK 43 str. 1 d.). Pasirašyta sutartis jau yra darbdavio sprendimas priimti darbuotoją. Mūsų vertinimu, atskiras įsakymas „priimti į darbą” prie jos teisiškai nieko neprideda.

Įstatymas reikalauja trijų kitų dalykų:

• apie priėmimą į darbą pranešti Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigai (Sodrai) mažiausiai prieš vieną darbo dieną iki darbo pradžios (DK 42 str. 2 d.);
• leisti darbuotojui pradėti dirbti tik pasirašytinai supažindinus jį su darbo sąlygomis, tvarką darbovietėje nustatančiomis darbo teisės normomis ir darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimais (DK 42 str. 4 d.);
• iki darbo pradžios pateikti darbuotojui pranešimą apie darbo sąlygas (DK 44 str. 1 d.). Apie jį plačiau – žemiau.

Atleidimas: rašytinis sprendimas

Čia įstatymas griežčiausias, bet ir čia jis reikalauja sprendimo, o ne įsakymo. Darbdavio sprendimas nutraukti darbo sutartį turi būti išreikštas raštu. Jame nurodomas nutraukimo pagrindas, įstatymo norma ir darbo santykių pasibaigimo diena (DK 65 str. 3 d.). Sprendimas darbuotojui perduodamas nedelsiant, o jeigu darbuotojas ginčija atleidimą, įteikimą įrodinėti turi darbdavys (DK 65 str. 4 d.). Po to daromas įrašas darbo sutartyje ir ne vėliau kaip kitą darbo dieną pranešama Sodrai (DK 65 str. 7 d.).

Praktikoje šis sprendimas dažniausiai vadinamas įsakymu. Tai patogu, bet neprivaloma. Svarbu, kad dokumente būtų visi trys 65 straipsnio 3 dalies elementai.

Atostogos: pakanka atsakymo į prašymą

Kasmetinės atostogos įforminamos darbdavio nustatyta tvarka (DK 128 str. 6 d.). Įstatymas neįpareigoja rašyti įsakymo. Darbdaviams, kurių vidutinis darbuotojų skaičius mažesnis kaip dešimt, kasmetinės atostogos suteikiamos šalių susitarimu (DK 110 str. 5 p.).

Klientui, paklaususiam, ar atostogoms reikia rašytinių darbuotojų prašymų, ar pakanka susirašinėjimo el. paštu, atsakėme taip: paprastai pakanka darbdavio atsakymo į darbuotojo prašymą, kuriuo prašymas patenkinamas. Vidaus dokumentų poreikis priklauso nuo Jūsų pačių taisyklių.

Prašymas ir atsakymas gali būti el. laiškai ar įrašai personalo sistemoje. Darbo kodeksas rašytine forma laiko ir informaciją, perduotą įprastai naudojamomis informacinėmis ir elektroninių ryšių technologijomis, jeigu įmanoma nustatyti jos turinį, pateikėją, pateikimo faktą ir laiką, taip pat sudarytos protingos galimybės ją išsaugoti ir atsispausdinti (Darbo kodekso 25 straipsnio 2 dalis, DK 25 str. 2 d.). Mūsų rekomendacija: sutartyje ar darbo tvarkos taisyklėse aiškiai įvardykite, kokiu kanalu teikiami prašymai. Tada vėliau nekils ginčo, ar žinutė pokalbių programoje buvo tinkamas prašymas. Kaip veikia pranešimai el. paštu, trumpai atsakėme ir darbo teisės dokumentų paslaugos dažnų klausimų skiltyje.

Kas gali tvirtinti atostogas ir kitus prašymus

Vienas klientas paklausė: ar atostogas būtinai tvirtina įmonės vadovas? Ar gali skyriaus vadovas? O komandos vadovas, kurio pareigos formaliai nepatvirtintos?

Darbdavys gali priimti vietinius norminius teisės aktus, kurie reglamentuoja visų ar dalies darbuotojų darbo sąlygas ar tvarką darbovietėje (DK 3 str. 7 d.). Juos darbdavys privalo skelbti darbovietėje įprastais būdais (DK 3 str. 9 d.). Todėl kas ir kokiu klausimu sprendžia darbdavio vardu, galite nustatyti patys, laisva forma, darbo tvarkos taisyklėse. Jeigu įmonėje dirba vidutiniškai dvidešimt ir daugiau darbuotojų ir yra darbo taryba, prieš tvirtindami ar keisdami taisykles su ja pasikonsultuokite (DK 206 str. 1 d. 1 p.). Jeigu nėra nei darbo tarybos, nei jos funkcijas įgyvendinančio darbuotojų patikėtinio, informaciją reikia pateikti darbdavio lygmeniu veikiančiai profesinei sąjungai (DK 206 str. 4 d.). Svarbiausia, kad darbuotojai suprastų, į ką kokiu klausimu kreiptis.

Iš to seka du praktiniai dalykai. Pirma, pasikeitus tvirtinančiam asmeniui, įsakymų atsirasti nereikia: pakeiskite taisyklių punktą (jei reikia, po konsultacijos su darbo taryba) ir apie tai praneškite darbuotojams. Antra, jeigu tvirtinti leidžiate komandų vadovams, įvardykite juos taisyklėse pagal pareigas. Kol to neparašėte, jų patvirtinimas remiasi tik įprasta praktika, ir ginče ją tektų įrodinėti.

Kurių dokumentų įstatymas reikalauja iš tikrųjų

Jeigu įsakymų nėra, svarbu, kad būtų kiti dokumentai, kurių įstatymas reikalauja. Štai jų trumpas sąrašas:

• darbo sutartys ir jų pakeitimai raštu (DK 43 str. 1 ir 2 d.);
• pranešimai apie darbo sąlygas (DK 44 str. 1 d.);
• darbo laiko apskaitos žiniaraščiai darbdavio patvirtintos formos, kurie gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu (DK 120 str. 3 d.). Pareiga netaikoma darbuotojams, kurie dirba nekintančios darbo dienos trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimu (DK 120 str. 1 d.);
• darbo apmokėjimo sistema: jeigu jos nenustato kolektyvinė sutartis, darbdavys privalo ją patvirtinti ir padaryti prieinamą visiems darbuotojams; prieš ją tvirtinant ar keičiant, vykdomos informavimo ir konsultavimo procedūros (DK 140 str. 3 d.);
• rašytiniai sprendimai dėl darbo sutarčių nutraukimo (DK 65 str. 3 d.);
• jeigu vidutinis darbuotojų skaičius daugiau kaip penkiasdešimt, – lygių galimybių politikos įgyvendinimo priemonės (DK 26 str. 6 d.) ir smurto ir priekabiavimo prevencijos politika (DK 30 str. 5 d.).

Didesnė rizika yra ne įsakymų trūkumas, o išsibarstę el. laiškai. Kai įmonė likviduojama, prašymų ir patvirtinimų gali nebepavykti surinkti. Todėl juos laikykite vienoje vietoje nuo pirmos dienos.

Pareigybės aprašymas: ar privalomas ir ką pranešti jį atnaujinant

Pareigybės aprašymas nėra privalomas. Įstatymas leidžia darbo funkciją apibrėžti darbo sutartyje, pareiginiuose nuostatuose ar darbo (veiklos) apraše (DK 34 str. 2 d.), bet atskiro aprašymo nereikalauja. Mūsų vertinimu, aprašymą verta rengti tik tada, kai tam tikroms pareigoms norite nustatyti specialias taisykles. Bendros visų darbuotojų pareigos rašomos darbo tvarkos taisyklėse, ir kartoti jų aprašymuose nereikia. Darbuotojo prašymu informaciją apie darbo funkcijos turinį ir apimtį darbdavys turi pateikti raštu per penkias darbo dienas (DK 34 str. 2 d.).

Kaip atnaujinti, priklauso nuo to, kur funkcija įrašyta. Darbo funkcija yra būtinoji darbo sutarties sąlyga (DK 33 str. 2 d.). Būtinąsias sąlygas darbdavio iniciatyva keisti galima tik su darbuotojo rašytiniu sutikimu (DK 45 str. 1 d.). Todėl jeigu aprašymas yra sutarties dalis arba sutartis nurodo į konkretų jo tekstą, naujai redakcijai reikės sutikimo. Jeigu aprašymas yra atskiras darbdavio dokumentas, o pakeitimas tik detalizuoja tą pačią darbo funkciją, darbdavys jį gali keisti savo sprendimu, pasikeitus jį reglamentuojančioms taisyklėms ar esant ekonominiam, organizaciniam ar gamybiniam būtinumui. Apie pakeitimus darbuotojas informuojamas prieš protingą terminą, o darbdavys sudaro pakankamas sąlygas pasirengti (DK 45 str. 4 d.). Jeigu keičiasi pati darbo funkcija, tai yra būtinosios sąlygos pakeitimas: darbuotojo rašytinio sutikimo reikia, kad ir kuriame dokumente funkcija aprašyta (DK 34 str. 2 d., 45 str. 1 d.).

Antras klausimas – pranešimas apie darbo sąlygas. Jame nurodomas darbo funkcijos apibūdinimas ar aprašymas arba darbo (pareigybės) pavadinimas (DK 44 str. 1 d. 4 p.). Pasikeitus pranešime nurodytoms sąlygoms, darbdavys ta pačia tvarka pateikia informaciją apie pasikeitimus prieš jiems įsigaliojant (DK 44 str. 4 d.). Pranešime patogu nurodyti tik pareigybės pavadinimą. Tada atnaujintas aprašymas pranešimo nekeičia, o darbuotoją pakanka su juo supažindinti.

Pranešimą rekomenduojame rengti kaip atskirą dokumentą, o ne kaip darbo sutarties dalį. Priežastis paprasta: kai keičiasi sąlygos, kurias darbdavys gali keisti savo sprendimu (DK 45 str. 4 d.), užtenka pateikti atnaujintą pranešimą, sutarties keisti nereikia. Būtinosioms sąlygoms (darbo funkcijai, darbo užmokesčiui, darbovietei) ir papildomoms sutarties sąlygoms darbuotojo rašytinio sutikimo reikia visada, net jei jos nurodytos tik pranešime (DK 45 str. 1 d.). Pranešimo pateikimas nepanaikina pareigos pateikti darbuotojui informaciją apie būtinąsias darbo sutarties sąlygas pagal 34 straipsnį (DK 44 str. 6 d.). Atskirą pranešimą įstatymas leidžia: informacija pateikiama viename ar keliuose rašytiniuose dokumentuose, bet bent viename jų turi būti 44 straipsnio 1 dalies 1–10 punktuose nurodyta informacija (DK 44 str. 2 d.). Kai atostogų trukmę, viršvalandžių tvarką, įspėjimo terminus ar kitus 3 dalyje išvardytus dalykus nustato darbo teisės normos (įstatymas, kolektyvinė sutartis ar darbovietės taisyklės, DK 3 str. 1 d.), užtenka nuorodos į tą normą (DK 44 str. 3 d.). Teisė į mokymo paslaugas pranešime nurodoma, jei darbdavys ją suteikia (DK 44 str. 1 d. 12 p.), todėl kitu atveju galima rašyti „netaikoma”. Darbo užmokestį pranešime verta nurodyti prieš mokesčius, kaip ir sutartyje.

Atnaujinant aprašymą, darbuotojui verta išsiųsti trumpą laišką: kas keičiasi, nuo kurios dienos, kur rasti naują tekstą, ir prašymą patvirtinti, kad gavo.

Kaip pradėti

Atsiųskite savo darbo sutarties formą, pranešimo apie darbo sąlygas formą ir darbo tvarkos taisykles, jeigu jos yra. Patikrinsime, kurie dokumentai privalomi, ir įrašysime į taisykles, kas tvirtina prašymus.

Tel. +370 5 212 1506, el. paštas info@linden.lt

Plačiau apie šią paslaugą: darbo teisės dokumentų rengimas.