Vertimas, notaras ir apostilė: ko iš tikrųjų reikia Jūsų dokumentams

Lietuvos registrui ir notarui dokumentai teikiami lietuvių kalba. Užsienio kalba surašytam dokumentui reikia vertimo, kurį pasirašė vertėjas – notaro patvirtinimo vertimui čia nereikia. Notaro patvirtinto vertimo gali prašyti užsienio institucijos. Tada notaras paliudija vertėjo parašą, o ant šio paliudijimo gali būti dedama apostilė. Apostilė patvirtina parašą ir antspaudą, bet ne dokumento turinį. Užsienio oficialų dokumentą Lietuvos notaras priima tik su apostile arba legalizuotą, nebent tarptautinė sutartis ar Europos Sąjungos teisė nustato kitaip. Registrui užsienio įmonės registro išrašas ir steigimo dokumentų nuorašai taip pat teikiami su apostile arba legalizuoti (Juridinių asmenų registro nuostatų 70 punktas). Jei Lietuva su dokumentą išdavusia valstybe yra sudariusi sutartį dėl teisinės pagalbos, apostilės gali nereikėti. Pavyzdžiui, pagal Lietuvos, Estijos ir Latvijos sutarties dėl teisinės pagalbos ir teisinių santykių 13 straipsnį teismo ar oficialaus asmens (pavyzdžiui, notaro) surašyti ar paliudyti ir herbiniu antspaudu patvirtinti dokumentai kitoje šalyje priimami be jokio kito patvirtinimo. Ar tai tinka Jūsų dokumentui, verta pasitikrinti prieš užsakant apostilę. Registro išrašo kartais teikti nereikia, apie tai rašome žemiau. Kur apostilę gauti, rašėme atskirai: Užsienio įmonės filialas Lietuvoje.

Į kokią kalbą versti

Į lietuvių. Juridinių asmenų registro nuostatų 62 punktas (JARN 62 p.) reikalauja, kad notarui ir registrui pateikiami dokumentai būtų surašyti valstybine kalba. Jeigu dokumentas surašytas kita kalba, prie jo pridedamas vertimas, pasirašytas vertėjo (JARN 63 p.).

Todėl nesvarbu, kokia kalba yra originalas. Jeigu užsienio registro išrašą reikia pateikti, anglų, estų ar kita kalba surašytas išrašas verčiamas į lietuvių kalbą. Versti jį iš pradžių į anglų kalbą nėra prasmės.

Tas pats galioja pačios įmonės dokumentams. Valstybinės kalbos įstatymo 4 straipsnis (VKI 4 str.) nustato, kad Lietuvoje veikiančios įmonės raštvedybą, apskaitos ir finansinius dokumentus tvarko valstybine kalba. Įstatymas dvikalbių įmonės dokumentų atskirai neaptaria. Kai akcininkai yra užsieniečiai, šalia pilno lietuviško teksto galima pateikti tekstą jiems suprantama kalba. Ar registras priims dvikalbį dokumentą be atskiro vertimo, JARN tiesiogiai neatsako. Kokius dokumentus registras grąžina, rašėme čia: Kurių įmonės dokumentų registras nepriims.

Teisme taisyklė ta pati. Civilinio proceso kodekso 113 straipsnio 3 dalis (CPK 113 str. 3 d.): procesiniai dokumentai ir jų priedai teismui pateikiami valstybine kalba. Jeigu rašytinis įrodymas surašytas ne valstybine kalba, kartu pateikiamas įstatymų nustatyta tvarka patvirtintas jo vertimas (CPK 198 str. 2 d.).

Ar vertimą reikia tvirtinti pas notarą

Lietuvos registrui – ne. JARN 63 p. reikalauja tik vertėjo parašo.

Teismui taip pat gali pakakti vertimų biuro vertimo. Vertėjas vertimą susega ir pasirašo arba pasirašo elektroniniu parašu. Jis nurodo, kad tai vertimas ir kad jis teisingas, ir atsako už klaidingą vertimą. Notaro ar apostilės tokiam vertimui nereikia. Jei įrodymas pateikiamas visai be vertimo, teismas trūkumą nustatys ir lieps dokumentą išversti.

Kitaip yra, kai dokumentas keliauja į užsienį. Užsienio bankas, registras ar notaras gali prašyti „notaro patvirtinto vertimo“. Lietuvoje tai reiškia, kad notaras paliudija vertėjo parašo tikrumą. Notaro teisę liudyti parašo dokumentuose tikrumą nustato Notariato įstatymo 26 straipsnio 1 dalies 5 punktas (NOT 26 str. 1 d. 5 p.). Tokį notaro paliudijimą galima patvirtinti apostile, jeigu jis pateikiamas kartu su išverstu dokumentu. Tai nustato Dokumentų legalizavimo ir tvirtinimo pažyma (Apostille) tvarkos aprašo 11 punktas (toliau – Aprašas; Aprašo 11 p.). Aprašas atnaujintas nuo 2026 m. spalio 1 d., todėl čia nurodome naujosios redakcijos punktus. Iki 2026 m. rugsėjo 30 d. galiojo ankstesnė redakcija: tvarka buvo ta pati, bet punktų numeriai kiti, registro išrašui reikėjo ir registro antspaudo (ankstesnės redakcijos 8 p.), o elektroninės apostilės nebuvo.

Kaip atrodo paruoštas dokumentų paketas, gerai matyti iš registro išrašo, kuris keliauja į užsienio banką:

1. Išrašas, pasirašytas įgalioto registro darbuotojo. Popierine forma pateikti registro duomenys tvirtinami apostile, jeigu juos patvirtino įgalioto darbuotojo parašas ir, jeigu taikoma, antspaudas (Aprašo 10.4.1 p.).
2. Vertimas, pasirašytas vertėjo.
3. Notaro paliudijimas, kad vertėjo parašas tikras.
4. Apostilė ant paties išrašo. Ji patvirtina registro darbuotojo parašą ir prisegama prie to lapo, kuriame yra dokumentą patvirtinusio asmens parašas (Aprašo 18.2 p.).
5. Visi lapai susiuvami ir paskutiniame lape dar kartą pasirašo notaras.

Jei užsienio institucija to reikalauja, apostile galima patvirtinti ir vertėjo parašo paliudijimą (Aprašo 11 p.).

Kadangi tame pačiame pakete du kartus matyti to paties notaro parašas, užsienio institucija gali palaikyti, kad apostilės trūksta. Tai du skirtingi patvirtinimai: vienas – apostilė, kitas – vertėjo parašo paliudijimas.

Kodėl reikia apostilės ir ko ji nepatvirtina

Apostilė pakeičia legalizavimą. Hagos 1961 m. spalio 5 d. konvencijos dėl užsienio valstybėse išduotų dokumentų legalizavimo panaikinimo 2 straipsnis (Hagos konvencijos 2 str.) įpareigoja valstybes atleisti nuo legalizavimo dokumentus, kuriems taikoma konvencija. Užpildyta apostilė patvirtina parašo tikrumą, pasirašiusiojo asmens pareigas ir, kai reikia, antspaudo tapatumą (Hagos konvencijos 5 str.).

Svarbiausia riba nustatyta Aprašo 3 p.: dokumento legalizavimas ar tvirtinimas apostile nepatvirtina dokumento turinio tikrumo. Užsienio valstybių išduoti dokumentai, patvirtinti apostile, galioja be jokio kito patvirtinimo (Aprašo 4 p.).

Lietuvos notarai užsienyje sudarytus ar išduotus oficialius dokumentus priima, jeigu jie patvirtinti apostile ar legalizuoti, jeigu Lietuvos tarptautinėse sutartyse ar Europos Sąjungos teisės aktuose nenustatyta kitaip (NOT 54 str.). Registrui taikoma panaši taisyklė. Užsienio juridinio asmens registravimo pažymėjimo nuorašas ar registro išrašas ir steigimo dokumentų nuorašai pateikiami su apostile arba legalizuoti, kaip nustato Aprašas (JARN 70 p.). Užsienio registro išrašo registrui teikti nereikia, kai tos valstybės registro duomenys apie įregistravimą yra vieši ir neatlygintinai prieinami visiems arba pasiekiami per ES ir EEE valstybių registrų sąveikos sistemą (BRIS) (JARN 70 p.). Ši išimtis taikoma dokumentams, teikiamiems tiesiogiai Registrų centrui. Notarui tokios išimties šiuo metu nenumato nei ši norma, nei NOT 54 str., todėl ar jam užteks užsienio registro svetainės spaudinio, verta suderinti su notaro biuru.

Kai užsienio registras neišduoda išrašo su reikiama informacija (pavyzdžiui, apie akcininkus), galimas toks kelias. Užsienio notaras patvirtina registro duomenų spaudinį arba paliudija parašą, o ant notaro patvirtinimo dedama apostilė. Konvencija notarinius aktus ir notarinius parašų paliudijimus laiko viešaisiais dokumentais (Hagos konvencijos 1 str.).

Du atvejai, kai apostilė netinka:

• Valstybė nėra prisijungusi prie Hagos konvencijos. Tada dokumentas legalizuojamas (Aprašo 6.2 p.). Užsienyje išduotas dokumentas Lietuvoje gali būti legalizuotas, jei prieš tai jį legalizavo dokumentą išdavusios valstybės diplomatas ar konsulinis pareigūnas (Aprašo 7 p.).
• Dokumentą išdavė ambasada ar konsulatas. Konvencija tokiems dokumentams netaikoma (Hagos konvencijos 1 str.), o Aprašo 6.3 p. nustato, kad užsienio valstybių diplomatinių atstovybių ir konsulinių įstaigų išduoti dokumentai legalizuojami. Prieš tvirtinant dokumentą užsienio ambasadoje verta pasitikrinti, ar Lietuvos notaras jį priims.

Lietuvoje notaras dokumentą apostile turi patvirtinti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pateikimo (Aprašo 21 p.). Kai notaras turi papildomai tikrinti parašo ar antspaudo tikrumą, šis terminas gali būti pratęstas iki 15 darbo dienų (Aprašo 21 ir 25 p.).

Ar dokumentus apskritai reikia tvirtinti pas notarą

Ne visus. Sprendimai, sutikimai ir atsisakymai, kuriuos pasirašo užsienio akcininkai, notarų biurams gali tikti ir su paprastu parašu ranka. Notarui tada reikia originalų, bet notarinio parašo paliudijimo ir apostilės ant jų nereikia.

Notaras tikrina kitą dalyką: ar pasirašęs asmuo turėjo teisę pasirašyti. Kai dokumentą pasirašo užsienio įmonė, notaras prašo jos registro išrašo. Gali užtekti iš registro sistemos atsisiųsto išrašo, o gali prireikti oficialaus su apostile. Tai verta suderinti su notaro biuru prieš užsakant dokumentus užsienyje.

Notarinė forma privaloma tada, kai jos reikalauja įstatymas. Pavyzdys – fizinio asmens įgaliojimas atlikti veiksmus, susijusius su juridiniais asmenimis. Jis turi būti patvirtintas notaro (Civilinio kodekso 2.138 straipsnio 1 dalies 2 punktas, CK 2.138 str. 1 d. 2 p.). Išimtis – įgaliojimas, kurį fizinis asmuo sudarė informacinių technologijų priemonėmis ir įregistravo Įgaliojimų registre, taip pat kiti įstatymų nustatyti atvejai (CK 2.138 str. 3 d.). Jei toks įgaliojimas tvirtinamas užsienyje, ant užsienio notaro patvirtinimo gali reikėti apostilės (NOT 54 str.).

Ar notaras gali dirbti su elektroniniu parašu

Taip, ir tam nebūtina atvykti. Lietuvos notarai nuotoliniu būdu gali atlikti notarinius veiksmus, išskyrus testamentų tvirtinimą ir kelis kitus veiksmus (NOT 28¹ str. 1 d.). Asmens valia tada patvirtinama kvalifikuotu elektroniniu parašu (NOT 28¹ str. 4 d.). Ar veiksmą atlikti nuotoliniu būdu, sprendžia notaras (NOT 28¹ str. 3 d.).

Galimas ir mišrus būdas: viena šalis pasirašo notaro biure, kita – nuotoliniu būdu (NOT 28² str. 1 d.). Tada notaro patvirtintas sandorio dokumentas išduodamas elektroninės formos, o notaras gali išduoti ir jo popierinį nuorašą (NOT 28² str. 3 d.).

Notarų biuras gali priimti el. parašu pasirašytus dokumentus, tačiau įgaliojimui atstovui, kuris notaro biure tvirtins dokumentus, gali prireikti originalo. Skenuotas parašas ar skenuota kopija tada netinka.

Nuo 2026 m. spalio 1 d. apostilė gali būti ir elektroninė. Elektroninį dokumentą, pasirašytą kvalifikuotu elektroniniu parašu ar patvirtintą elektroniniu spaudu, notaras gali patvirtinti e. apostile (Aprašo 12.2 p.). E. apostilė elektroninėmis priemonėmis susiejama su dokumentu taip, kad jų nebūtų galima atskirti (Aprašo 19.2 p.). Popierinė apostilė, kaip ir anksčiau, kniedėmis prisegama prie popierinio dokumento lapo (Aprašo 18.2 p.). Ar e. apostilę priims užsienio institucija, verta pasitikrinti iš anksto.

Kaip pradėti

Atsiųskite dokumentų sąrašą ir parašykite, kurioje valstybėje ir kokiai institucijai jie bus pateikiami. Pasakysime, kuriuos reikia versti, kuriems reikia notaro, kuriems – apostilės, ir kokia tvarka tai daryti.

Tel. +370 5 212 1506, el. paštas info@linden.lt

Plačiau apie šią paslaugą: juridinių asmenų dokumentų rengimas.