Darbuotojo sutikimas duomenų tvarkymui. Kada iš tiesų reikalingas?

BDAR kontekste nereikalingi ir net negalimi jokie pakeitimai darbo sutartyse. Skirtingai nuo viešojoje erdvėje sklandančių „rekomendacijų“, darbuotojo sutikimas jo asmens duomenų tvarkymui nei darbo sutartyje, nei atskirai yra ne tik kad nereikalingas, bet ir neteisėtas, t.y. mažų mažiausiai formalus BDAR pažeidimas. Tiek iki BDAR įsigaliojimo, tiek dabar galioja taisyklė, kad darbuotojas, būdamas teisiškai ir ekonomiškai priklausomu nuo darbdavio, negali teisėtai duoti laisvo sutikimo darbdaviui, nebent tas sutikimas būtų toks mažareikšmis, kad niekam nekiltų abejonių dėl darbuotojo laisvos valios jį duodant bei galimybės atšaukti tokį sutikimą be jokių neigiamų pasekmių. Praktikoje toks sutikimas gali būti teisėtu pagrindu duomenų tvarkymui tik dviem atvejais:

1. Kandidato į darbuotojus sutikimas, kad darbdavys, jo nepasirinkus ir neįdarbinus, galėtų toliau saugoti jo CV bei, atsiradus laisvoms vietoms, siųstų darbo pasiūlymus.
2. Darbuotojo sutikimas, kad jo nuotrauka ir mobilaus telefono numeris būtų viešinami darbdavio internetiniame puslapyje.

Visais likusiais atvejais darbuotojo sutikimas bus neteisėtas. Be to, net šiais išimtiniais atvejais darbuotojo sutikimas negali būti išreiškiamas sutartyje, nes sutikimas (įskaitant galimą jo atšaukimą darbuotojo nuožiūra) turi būti laisvas, o sutartis yra abi šalis teisiškai įpareigojantis dokumentas. Todėl sutikimą reikėtų gauti ant atskiro dokumento.

DUOMENŲ TVARKYMAS BE DARBUOTOJO SUTIKIMO

Pažymėtina, kad darbdavys tiek anksčiau turėjo, tiek ir dabar turi teisę be jokių sutikimų tvarkyti darbuotojo asmens duomenis, jei to dėl absoliučiai praktinių priežasčių reikia darbo santykių kontekste:

1. Siekiant vykdyti darbo sutartį, įskaitant visų darbo sutartyje ar darbo teisės aktuose (Darbo kodekse ir kituose) numatytų teisių ir pareigų įgyvendinimui (BDAR 6 str. 1 d. b p.).
2. Siekiant vykdyti teisės aktų numatytas darbdavio pareigas, įskaitant pareigas teikti valstybės institucijoms nustatytos formos deklaracijas ir pranešimus (BDAR 6 str. 1 d. c p.).
3. Kai tvarkyti duomenis būtina darbo medicinos tikslais, siekiant įvertinti darbuotojo darbingumą, t.y. pagal darbo saugos ir sveikatos teisės aktų reikalavimus (BDAR 9 str. 2 d. b ir h p.).

Toks BDAR reguliavimas reiškia, kad darbdavys iš esmės visais atvejais gali toliau teisėtai tvarkyti duomenis be jokių papildomų aktyvių veiksmų iš darbuotojo pusės. Tvarkomų duomenų apimčiai realiose gyvenime pasitaikančiose situacijose BDAR turi itin minimalų poveikį, tačiau paminėtinos kelios situacijos:

1. Negali būti tvarkomi nereikalingi duomenys, pavyzdžiui: asmens tapatybės dokumento kopija reikalinga tik į užsienį komandiruojamiems darbuotojams (dėl lėktuvo bilietų užsakymo ir vizų) ir Lietuvoje įsidarbinantiems užsieniečiams. Bendru atveju tokios kopijos darbdaviui nėra reikalingos ir negali būti tvarkomos.
2. Duomenys apie darbuotojo sveikatą gali būti renkami tik tokia apimtimi, kokia tai leidžia teisės aktai, pavyzdžiui, negali būti tvarkomi detalesni nei nurodoma nedarbingumo pažymoje duomenys  apie nedarbingumą (reikalaujant darbuotojo pateikti išrašus iš ligos istorijos), negali būti tvarkomi skiepų kalendoriaus duomenys, kiek jie neprivalomi pagal saugos ir sveikatos darbo vietoje reikalavimus (net ir tuo atveju, kai darbdavys nori padaryti gerą darbą finansuodamas neprivalomą vakcinavimą) ir t.t.
3. Negali būti sisteminami duomenys apie teistumą, taip pat tokie duomenys gali būti renkami išskirtinai, kai tai numato konkretus teisės aktas, pavyzdžiui, duomenys apie teistumą gali būti reikalingi pagal Viešųjų pirkimų įstatymą, tačiau pirkimui pasibaigus jie nebegali būti toliau tvarkomi ir turi būti grąžinti darbuotojui arba sunaikinti.

Pažymėtina, kad visais aukščiau išvardintais atvejais darbuotojo sutikimas neįteisins atitinkamų duomenų tvarkymo, nes visi nurodyti atvejai niekaip negali būti vertinami kaip mažareikšmiai. Vadinasi, darbdavys aukščiau išvardintais atvejais rinkdamas ir tvarkydamas duomenis pažeis BDAR reikalavimus nepriklausomai nuo darbuotojo sutikimo buvimo ar nebuvimo.

Apibendrinant – bendrasis duomenų tvarkymo teisėtumo testas yra klausimas „kam jums reikalingi šie duomenys?“. Jei galite į jį argumentuotai atsakyti, reiškia BDAR kontekste tvarkote duomenis teisėtai Atsakymai „dėl visa ko“ ir „o jei prireiktų“ Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos neįtikins. Papildomas griežtesnis duomenų teisėto tvarkymo testas taikomas sveikatos ir teistumo duomenims – šiais atvejais reikia papildomai atsakyti į klausimą „koks teisės aktas numato mano pareigą juos tvarkyti?“.