Ar galima sekti darbuotojus GPS ir kameromis — ir ką privaloma padaryti pirma

Galima. Bet ne anksčiau, nei padarysite tris dalykus: nustatysite konkretų tikslą ir teisinį pagrindą, atliksite poveikio duomenų apsaugai vertinimą ir informuosite darbuotojus pasirašytinai. Trečiasis žingsnis yra tas, kurio praktikoje neatlieka beveik niekas, ir būtent dėl jo įrašas, kurio norėta kaip įrodymo, tampa pažeidimo įrodymu. Darbuotojo sutikimas nė vieno iš šių trijų žingsnių nepakeičia ir dažniausiai negalioja. Toliau – kodėl, ir ką daryti vietoj jo.

Pirmas žingsnis: tikslas ir pagrindas

Prieš perkant įrangą reikia atsakyti, kam ji. „Kad matytume” nėra tikslas. Tikslas yra, pavyzdžiui, turto apsauga sandėlyje naktį, arba transporto priemonių maršrutų kontrolė darbo metu.

Pagrindas darbo santykiuose beveik visada yra teisėtas interesas – Bendrojo duomenų apsaugos reglamento 6 straipsnio 1 dalies f punktas (BDAR 6 str. 1 d. f p.). Šis pagrindas reikalauja palyginti darbdavio interesą su darbuotojo teisėmis ir laisvėmis, ir šį palyginimą reikia turėti raštu. Jeigu tą patį tikslą galima pasiekti švelnesne priemone, teisėtas interesas nusveria rečiau.

Praktinė riba, kurią sakome klientams: GPS, veikiantis ne darbo metu, ir kamera, nukreipta į darbuotojo darbo vietą nuolat, yra dvi priemonės, kurias apginti sunkiausia. Laiko arba krypties apribojimas dažnai išsprendžia visą klausimą.

Antras žingsnis: poveikio duomenų apsaugai vertinimas

Sistemingas darbuotojų stebėjimas yra būtent tas atvejis, kuriam skirtas Reglamento 35 straipsnis (BDAR 35 str.). Vertinimas nėra formalumas – jame aprašomas tikslas, priemonė, apimtis, rizika darbuotojams ir tai, kaip ta rizika mažinama.

Praktikoje vertinimas dažnai atsakymą ir pakeičia. Kol rizika neaprašyta, kamera atrodo nekalta. Aprašius paaiškėja, kad ji filmuoja ir poilsio zoną, o įrašus mato trys žmonės, kuriems to nereikia.

Trečias žingsnis: informavimas pasirašytinai

Čia yra atskira Lietuvos taisyklė, kurios Reglamente nėra, ir jos nežinojimas kainuoja daugiausiai. Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 5 straipsnio 4 dalis (ADTAĮ 5 str. 4 d.) nustato:

„Tvarkant vaizdo ir (ar) garso duomenis darbo vietoje ir duomenų valdytojo patalpose ar teritorijose, kuriose dirba jo darbuotojai, tvarkant asmens duomenis, susijusius su darbuotojų elgesio, buvimo vietos ar judėjimo stebėsena, šie darbuotojai apie tokį jų asmens duomenų tvarkymą turi būti informuojami pasirašytinai ar kitu informavimo faktą įrodančiu būdu pateikiant Reglamento (ES) 2016/679 13 straipsnio 1 ir 2 dalyse nurodytą informaciją.”

Trys dalykai iš šio sakinio. Pirma, jis apima ir buvimo vietos bei judėjimo stebėseną, taigi ir GPS, ne tik kameras. Antra, informuoti reikia pasirašytinai arba kitu būdu, kurį galima įrodyti – lentelė ant sienos to nepadaro. Trečia, pateikti reikia ne bendrą frazę, o visą Reglamento 13 straipsnio 1 ir 2 dalyse nurodytą informaciją (BDAR 13 str. 1 d. ir BDAR 13 str. 2 d.): kas yra duomenų valdytojas, koks tikslas ir pagrindas, kam duomenys teikiami, kiek saugomi, kokios darbuotojo teisės.

Vienu atveju: sutikimo priedas, kurio neparengėme

Klientas kreipėsi su konkrečia užduotimi – parengti sutikimo priedą, kurį darbuotojai pasirašytų atskirais stebėjimo atvejais. Užduotis buvo aiški, o darbas nedidelis.

Priedo neparengėme ir paaiškinome kodėl. Darbuotojas yra teisiškai ir ekonomiškai priklausomas nuo darbdavio, todėl negali laisvai duoti sutikimo. Išimtis siaura: nebent sutikimas toks mažareikšmis, kad dėl laisvos valios ir galimybės jį atšaukti be neigiamų pasekmių abejonių nekiltų. Stebėjimas į šią išimtį nepatenka.

Pasakėme tiesiai, kad parengę tokį priedą rizikuotume padaryti pažeidimą, o ne jo išvengti. Popierius, kuris atrodo kaip apsauga, patikrinimo metu tampa įrodymu, kad pagrindas buvo pasirinktas neteisingai. Pasirinkome kitą pagrindą – teisėtą interesą – ir parengėme tai, ko iš tikrųjų reikėjo: interesų palyginimą raštu ir informavimo dokumentą pasirašytinai.

Tai yra atvejis, kai klientui pasakėme nedaryti to, ko jis prašė. Sakome tai atvirai, nes tokių atvejų šioje srityje pasitaiko dažnai.

Vienu atveju: nuotolinis darbas

Į realią užklausą apie nuotoliu dirbančių darbuotojų kontrolę atsakėme taip.

Pirma, įstaiga turi būti pasitvirtinusi darbo nuotoliu tvarką. Be jos nėra ko kontroliuoti – nėra užrašyta, ko darbuotojas turi laikytis.

Antra, jeigu darbdavys nori tikrinti, ar darbuotojas tos tvarkos laikosi, arba nustato darbuotojo buvimo vietą, reikia atlikti poveikio duomenų apsaugai vertinimą ir informuoti darbuotoją, kad jis yra ar gali būti stebimas. Buvimo vietos nustatymas patenka tiesiai į cituotą 5 straipsnio 4 dalies formuluotę.

Praktinė pastaba: dauguma nuotolinio darbo kontrolės klausimų išsisprendžia tvarkos dokumente, o ne programinėje įrangoje. Susitarus dėl pasiekiamumo valandų ir rezultatų, stebėjimo poreikis dažniausiai dingsta.

Dažniausia klaida

Klaida yra ne kamera ir ne GPS. Klaida yra ta, kad informavimo pasirašytinai niekas neatlieka.

Pasekmė yra tiksliai priešinga tam, ko buvo siekta. Įrašas buvo daromas dėl to, kad prireikus būtų įrodymas. Neatlikus informavimo, tas pats įrašas tampa pažeidimo įrodymu – jis parodo ir tai, kad stebėta, ir tai, kad darbuotojas apie tai nebuvo informuotas taip, kaip reikalauja įstatymas.

Todėl eiliškumas yra svarbus. Pirma dokumentai, tik paskui įranga. Atvirkštinis eiliškumas kainuoja brangiau, nes įrangą jau reikia pateisinti.

Trumpas patikrinimo sąrašas

Ar tikslas užrašytas vienu sakiniu. Ar yra interesų palyginimas raštu pagal Reglamento 6 straipsnio 1 dalies f punktą. Ar atliktas vertinimas pagal Reglamento 35 straipsnį. Ar darbuotojai informuoti pasirašytinai pagal Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 5 straipsnio 4 dalį, pateikiant Reglamento 13 straipsnio 1 ir 2 dalyse nurodytą informaciją. Ar apibrėžta, kas mato įrašus ir kiek jie saugomi. Ar naujai priimami darbuotojai informuojami tokia pačia tvarka.

Paskutinis punktas praktikoje dingsta pirmas. Informavimas atliekamas vieną kartą įdiegimo metu, o po metų pusė komandos yra nauji žmonės.

Kaip pradėti

Parašykite, ką ir kodėl norite stebėti, ir kur tos priemonės būtų. Pasakysime, ar pagrindas atlaikys patikrinimą, ko reikia paruošti ir kokia eilės tvarka. Pirmas įvertinimas nemokamas.

Tel. +370 5 212 1506, el. paštas info@linden.lt

Plačiau apie šią paslaugą: vaizdo stebėjimo dokumentacijos rengimas.