Elektroninių dokumentų naudojimas praktikoje

Elektroninių dokumentų naudojimas praktikoje tampa neatsiejama įmonių kasdienio darbo dalis. Šiame straipsnyje apžvelgiamos svarbiausios ir dažniausiai pasitaikančios elektroninių dokumentų kategorijos – sutartys, darbo teisės ir apskaitos dokumentai.

Įstatymai gali nustatyti ir kai kuriais atvejais nustato papildomus specialius reikalavimus dokumentų formai. Įmonių kasdieninėje ūkinėje veikloje svarbiausios dokumentų kategorijos yra trys:

-       Įvairios sutartys ir su jų sudarymu bei vykdymu susiję dokumentai (raštai, aktai, pretenzijos ir pan.);

-       Darbo teisės dokumentai (sutartys, susitarimai, prašymai, sprendimai, pareiškimai ir pan.);

-       Apskaitos dokumentai (sąskaitos faktūros, kasos orderiai, banko sąskaitų išrašai, įvairios pažymos, žiniaraščiai ir pan.).

CIVILINĖS SUTARTYS IR SU JOMIS SUSIJĘ DOKUMENTAI

Bendrus reikalavimus sutartims (išskyrus darbo sutartis) bei su jų vykdymu susijusiems dokumentams nustato Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 1.71 – 1.77 straipsniai. Kalbant apie sutartis, dokumentai pačiu bendriausiu atveju iš vis ne visada reikalingi: sutartis gali būti sudaroma konkliudentiniais veiksmais (įmetant monetą į kavos aparatą) ar žodžiu (paskolinant mažą pinigų sumą). Tačiau elektroninių dokumentų naudojimo aspektu neabejotinai aktualiausia rašytinė sutarčių forma.  Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 1.73 str. 2 d. ir 1.76 str. 2 d. numato, kad „Rašytinės formos sandoriai sudaromi surašant vieną dokumentą, pasirašomą visų sandorio šalių, arba šalims apsikeičiant atskirais dokumentais. Rašytinės formos dokumentui prilyginami šalių pasirašyti dokumentai, perduoti telegrafinio, faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, jeigu yra užtikrinta teksto apsauga ir galima identifikuoti parašą. <…> Jeigu sandoris buvo sudarytas panaudojant telekomunikacijų galinius įrenginius, tai visais atvejais privalo būti pakankamai duomenų sandorio šalims nustatyti.

Lietuvos teismų praktikoje nėra išsamiai išaiškintas sąvokų „užtikrinta teksto apsauga“ ir „pakankamai duomenų sandorio šalims nustatyti“ turinys, tačiau Lietuvos Aukščiausiasis Teismas labai dažnai motyvuodamas priimamas nutartis tiesiog remiasi elektroniniu paštu siųstais pranešimais kaip įrodymais, pavyzdžiui:

  • 2017 m. kovo 24 d. nutartyje civilinėje byloje Nr. 3K-3-136-421/2017 nurodoma, kad šalys sudarė ekspedijavimo paslaugų sutartį apsikeisdamos elektroniniais pranešimais;
  • 2013 m. birželio 28 d. nutartyje civilinėje byloje Nr. 3K-3-391/2013 nurodoma, kad šalių susirašinėjimo elektroniniu paštu faktas pats savaime patvirtina, kad toks susirašinėjimo būdas šalims yra priimtinas ir tinkamas;
  • 2012 m. spalio 26 d. nutartyje civilinėje byloje Nr. 3K-3-437/2012 nurodoma, kad aiškinant sutartis elektroniniam šalių susirašinėjimui tam tikromis sąlygomis net gali būti teikiamas prioritetas prieš popierinę sutartį;
  • 2012 m. vasario 1 d. nutartyje civilinėje byloje Nr. 3K-3-23/2012 nurodoma, kad teismų praktikoje lygiaverčiais ir tinkamais pripažįstami tiek rašytiniai, tiek faksimiliniai, tiek ir elektroniniai pranešimai.

Tokia ilgametė teismų praktika leidžia užtikrintai teigti, kad susirašinėjimas elektroniniu paštu atitinka Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 1.73 str. 2 d. ir 1.76 str. 2 d. sąlygas ir yra prilyginamas tradiciniam popieriniam susirašinėjimui, t.y. elektroninio pašto technologija užtikrina teksto apsaugą ir suteikia pakankamai duomenų šalims nustatyti.

Teismų praktikoje nėra aptariamos kitokios elektroninės komunikacijos ar sandorių sudarymo technologijos, tačiau niekam nekyla abejonių dėl teisėtumo daryti banko pavedimus per elektroninę bankininkystę arba apsipirkinėti elektroninėse parduotuvėse ir net pateikti ieškinį teismui ar arbitražui, kur teksto (turinio) apsauga iš esmės užtikrinama tik vienos iš šalių informacinėmis technologijomis, o šalių tapatybė nustatoma prisijungimo vardu ir slaptažodžiu. Atsižvelgiant į tokią susiklosčiusią verslo praktiką, teigtina, kad elektroninės komunikacijos ar sandorių sudarymo technologijos yra laikytinos tinkamomis, jei šalis gali susipažinti su turiniu interneto svetainėje, esant pageidavimui turinį išsisaugoti pas save, o šalies tapatybė nustatoma pagal atitinkamai šaliai žinomą slaptažodį (ar analogišką funkciškai priemonę).

DARBO TEISĖS DOKUMENTAI

Darbo teisėje elektroninių dokumentų naudojimo galimybę numato Lietuvos Respublikos darbo kodekso 25 str. 2 d.: „Darbo sutarties šalies kitai darbo sutarties šaliai šio kodekso, kitų darbo teisės normų ar sutarčių nustatytais atvejais perduodami dokumentai (pranešimai, prašymai, sutikimai, prieštaravimai ir kita) ir kita informacija turi būti pateikiami raštu. Dokumentų ir informacijos tinkamu pateikimu raštu laikomi tie atvejai, kada duomenys perduodami įprastai naudojamomis informacinių technologijų priemonėmis (elektroniniu paštu, mobiliaisiais įrenginiais ir kita) su sąlyga, kad įmanoma nustatyti informacijos turinį, jos pateikėją, pateikimo faktą ir laiką, taip pat sudarytos protingos galimybės ją išsaugoti. Jeigu darbo sutarties šalis nurodo pagrįstas abejones dėl šių abiejų sąlygų buvimo, įrodyti, kad jos buvo sudarytos, privalo darbdavys.

Iki 2017 m. liepos 1 d. galiojusiame Darbo kodekse elektroninių dokumentų naudojimas darbo teisėje nebuvo apibrėžtas, o nuo naujojo kodekso įsigaliojimo praėjo gerokai per mažai laiko teismų praktikai susiformuoti, todėl kodekso 25 str. 2 d. išaiškinimo teismų praktikoje nėra. Galiojant senam Darbo kodeksui Lietuvos teismų praktikoje taip pat nebuvo nėra išsamiai išaiškintas elektroninių dokumentų naudojimas darbo teisėje, tačiau Lietuvos Aukščiausiasis Teismas labai dažnai motyvuodamas priimamas nutartis tiesiog remiasi elektroniniu paštu siųstais pranešimais kaip įrodymais, pavyzdžiui:

  • 2017 m. birželio 1 d. nutartyje civilinėje byloje Nr. e3K-3-259-686/2017 nurodoma, kad elektroniniu paštu darbuotojo pateiktas prašymas (šiuo atveju dėl nemokamų atostogų) yra tinkamas;
  • 2015 m. lapkričio 13 d. nutartyje civilinėje byloje Nr. 3K-3-566-706/2015 nurodoma, kad elektroninio pašto pranešimais gali būti remiamasi įrodinėjant darbo drausmės pažeidimo aplinkybes;
  • 2014 m. balandžio 11 d. nutartyje civilinėje byloje Nr. 3k-3-194/2014 nurodoma, kad darbdavio elektroniniu paštu pateiktas prašymas pasiaiškinti dėl galimo darbo drausmės pažeidimo yra tinkamas.

Tokia ilgametė teismų praktika vėlgi leidžia užtikrintai teigti, kad susirašinėjimas elektroniniu paštu atitinka Lietuvos Respublikos darbo kodekso 25 str. 2 d. sąlygas ir yra prilyginamas tradiciniam popieriniam susirašinėjimui, t.y. įmanoma nustatyti informacijos turinį, jos pateikėją, pateikimo faktą ir laiką, taip pat sudarytos protingos galimybės ją išsaugoti.

Teismų praktikoje nėra aptariamos kitokios elektroninės komunikacijos darbo santykių technologijos, nes šiuo metu jos dar tik atsiranda. Tačiau įvertinus bendras ūkinės praktikos ir teismų praktikos tendencijas mažai tikėtina, kad tokių technologijų naudojimas sukeltų kokių nors teisinių problemų. Juolab, kad darbo teisės reguliavimas savo turiniu niekuo neišsiskiria nuo bendrojo Reglamento Nr. 910/2014 reguliavimo ir reguliavimo civilinės teisės srityje.

MOKESČIŲ IR APSKAITOS DOKUMENTAI

Mokesčių ir apskaitos sritis iš esmės skiriasi nuo civilinės ir darbo teisės vienu esminiu aspektu – šalims nėra galimybės susitarti, nes šiuose santykiuose kita pusė yra valstybė. Dėl šios priežasties elektroniniai apskaitos dokumentai gali būti naudojami išskirtinai mokesčių ir apskaitos teisės aktų nustatytais atvejais ir būdais. Šiuo klausimu vienintelė išimtis būtų kvalifikuoto elektroninio parašo naudojimas, kuris, kaip minėta, ES šalyse yra visada prilyginamas fiziniam parašui (Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 14 str. 1 d.). Pačio populiariausio apskaitos dokumento – PVM sąskaitos faktūros – atveju fizinio arba kvalifikuoto elektroninio parašo reikalavimas buvo „apeitas“, numatant, kad parašas tokiame dokumente iš vis nereikalingas, ir atitinkamai elektroninės PVM sąskaitos faktūros gali būti naudojamos be apribojimų. Kitų apskaitos dokumentų atveju tokių išlygų nėra, todėl juos (jei tai elektroniniai dokumentai) privalu pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Marius Dagys | partneris

Mob. tel: +37061549380 | El. paštas: marius.dagys@linden.lt

Tel.: +37052121506 | www.linden.lt