Konsultacijos asmens duomenų apsaugos klausimais

Kam ši paslauga

Ne kiekvienas duomenų apsaugos klausimas yra auditas ar dokumentų paketas. Dažniausiai tai vienas konkretus klausimas, į kurį reikia atsakymo šią savaitę, ir kuris organizacijoje jau spėjo tapti ginču tarp dviejų žmonių.

Iš to, ko mūsų iš tikrųjų klausia, dažniausiai kartojasi keturios temos:

• vaizdo stebėjimas: ar galima pastatyti kamerą būtent čia, kiek saugoti įrašą, kam jį rodyti;
• sveikatos ir pacientų duomenys: ką galima perduoti, kam ir kokia forma;
• sutikimai: ar turimas sutikimas apskritai galioja ir ką daryti su senais;
• vaikų ir mokinių duomenys: ką galima pasakyti tėvams, ką galima skelbti, ką galima perduoti.

Rečiau, bet skubiau, klausiama dėl darbuotojų stebėsenos, dėl gauto duomenų subjekto prašymo, į kurį jau eina terminas, ir dėl incidentų: kai laiškas iškeliavo ne tam adresatui arba dokumentas atsidūrė ne ten.

Kaip tai veikia

Vienas klausimas, vienas atsakymas raštu. Atsakyme visada yra keturi dalykai:

1. ar galima, aiškiai ir be „priklauso nuo aplinkybių“ kaip vienintelio atsakymo;
2. kokiu teisiniu pagrindu, su BDAR straipsniu;
3. ką reikia užfiksuoti raštu, kad sprendimas išliktų pagrįstas ir po metų;
4. ko daryti negalima, nes dažniausiai būtent to ir norima.

Jei klausimas paaiškėja esąs didesnis, nei atrodė, pasakome tai iš karto ir pasiūlome apimtį, o ne tyliai išrašome didesnę sąskaitą.

Kodėl atsakymas duodamas raštu

BDAR 5 straipsnio 2 dalis nustato atskaitomybės principą: duomenų valdytojas atsako už principų laikymąsi ir turi sugebėti įrodyti, kad jų laikomasi. Žodinė konsultacija to neįrodo. Rašytinis atsakymas su nurodytu pagrindu tampa jūsų dokumentacijos dalimi, o patikrinimo metu būtent tokių įrašų ir prašoma.

Todėl atsakymas rašomas taip, kad jį būtų galima įsegti į bylą, o ne tik perskaityti: jis fiksuoja, kada ir kokiu pagrindu sprendimas buvo priimtas. Patikrinimo metu inspekcija prašo ne advokato konsultacijos, o jūsų pačių sprendimų ir jų pagrindimo; rašytinis atsakymas padeda juos suformuluoti ir datuoti.

Ką darome

• Atsakome į konkretų klausimą raštu, nurodydami pagrindą ir tai, ką reikia užfiksuoti.
• Padedame suvaldyti įvykusį duomenų saugumo pažeidimą: ką daryti pirmomis valandomis, ar pranešti Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai pagal BDAR 33 straipsnį ir ar informuoti duomenų subjektus pagal 34 straipsnį.
• Peržiūrime jūsų parengtus dokumentus ir pataisome juos, o ne perrašome iš naujo, kai to nereikia.
• Rengiame interneto svetainių privatumo ir slapukų politikas.
• Rengiame informacinių sistemų ir mobiliųjų programėlių naudojimo taisykles.
• Padedame atsakyti duomenų subjektui, kai prašymas jau gautas ir terminas jau eina.

Kaip vyksta darbas

1. Atsiunčiate klausimą el. paštu arba per formą, su tiek konteksto, kiek turite.
2. Atsakome, ar tai vienos konsultacijos klausimas, ar didesnis darbas, ir pasakome kainą prieš pradėdami.
3. Gaunate atsakymą raštu. Jei reikia, aptariame jį pokalbiu.
4. Jei klausimas kartojasi, aptariame, ar jums nebūtų pigiau turėti nuolatinę duomenų apsaugos pareigūno paslaugą, kur konsultacijos jau įskaičiuotos.

Ką gausite

Rašytinį atsakymą su teisiniu pagrindu ir nuoroda į konkretų BDAR straipsnį; nurodymą, ką ir kokia forma užfiksuoti; prireikus parengtą dokumento ar atsakymo projektą; ir aiškų pasakymą, ko šioje situacijoje daryti negalima.

Kiek tai kainuoja

Kaina priklauso nuo klausimo apimties ir sutariama prieš pradedant. Vienas aiškiai suformuluotas klausimas paprastai yra fiksuota suma, o ne atviras valandinis skaičiavimas.

Klientams, kuriems teikiame duomenų apsaugos pareigūno paslaugą, konsultacijos įeina į mėnesinį mokestį ir atskirai neapmokestinamos.

Dažniausi klausimai

Ar galiu atsiųsti tiesiog vieną klausimą?
Taip, tam ši paslauga ir skirta.

Kaip greitai atsakote?
Paprastai per 1–2 darbo dienas, o skubiais atvejais tą pačią dieną.

Ar atsakysite, jei klausimas susijęs su jau įvykusiu pažeidimu?
Taip, ir tokiu atveju reaguoti reikia greitai. BDAR 33 straipsnio 1 dalis reikalauja pranešti priežiūros institucijai nepagrįstai nedelsiant ir, jei įmanoma, ne vėliau kaip per 72 valandas nuo sužinojimo, nebent pažeidimas neturėtų kelti pavojaus fizinių asmenų teisėms ir laisvėms. Jei per 72 valandas nepranešama, prie pranešimo pridedamos vėlavimo priežastys.

Aš esu privatus asmuo ir noriu pasiskųsti dėl kito asmens ar įmonės.
Tokiu atveju skundas teikiamas Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai (vdai.lrv.lt), ir tai galite padaryti patys. Ši paslauga skirta organizacijoms, kurios pačios tvarko asmens duomenis ir turi apsispręsti, kaip elgtis.

Ar konsultacija pakeičia auditą?
Ne. Konsultacija atsako į vieną klausimą. Jei paaiškėja, kad klausimų yra daug ir jie kyla iš to paties, tai jau audito darbas.

Susisiekite

Parašykite info@linden.lt arba užpildykite formą šiame puslapyje. Jei terminas jau eina, skambinkite +370 5 212 1506. Kad atsakymas būtų konkretus iš pirmo karto, nurodykite:

• kas įvyko arba ką planuojate, keliais sakiniais;
• kas yra duomenų subjektai: darbuotojai, klientai, mokiniai, pacientai;
• ar yra terminas, iki kurio reikia atsakyti;
• kokius dokumentus šiuo klausimu jau turite.