Verslas ieško paprastesnio sprendimo popierizmui mažinti
Darbo bei gaisrinės saugos dokumentų ir žurnalų pildymas daliai Lietuvos įmonių yra painus ir neperkandamas. Krūva darbdavio prievolių, nepamatuojamos laiko sąnaudos ir nuolatiniai teisės aktų pakeitimai dažną darbdavį stumia už įstatymo ribų. Aišku viena, procesų efektyvinimo trokšta ne tik darbdaviai, bet ir kontrolę vykdančios valstybinės institucijos. Klausimas: kas žengs pirmą žingsnį?
Lietuvos Respublikos darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymas nustato pareigą darbdaviui organizuoti darbuotojų instruktavimą, šio įstatymo 25 straipsnio 6 dalyje numatytais atvejais, vadovaujantis darbdavio ar jam atstovaujančio asmens patvirtinta įmonės darbuotojų instruktavimo tvarka (Įstatymo 27 straipsnio 1 dalis). Darbuotojų saugos ir sveikatos teisės aktai nereglamentuoja kaip organizuoti darbuotojų instruktavimą (išskyrus atvejus, kai darbuotojas siunčiamas laikinai dirbti į kitą įmonę ar teikti paslaugas kitose įmonėse), kokias formas naudoti, kaip ir kur įforminti darbuotojų instruktavimo faktą. Darbdavys, rengdamas darbuotojų instruktavimo tvarką, nustato instruktavimo formas; darbuotojų instruktavimo periodiškumą; asmenis, kurie instruktuos darbuotojus; instruktavimo apimtį; metodą, kuriuo bus įsitikinama, ar darbuotojas suprato, kaip reikia dirbti saugiai ir nepakenkti sau ir kitų darbuotojų sveikatai; instruktavimų įforminimą ir pan.
Remiantis Valstybinės darbo inspekcijos 2016 m. rugsėjo 20 d. patvirtintomis rekomendacijomis dėl „Dėl darbuotojų instruktavimo organizavimo elektroniniu būdu“, VDI specialistų nuomone, organizuojant darbuotojų instruktavimą elektroniniu būdu (naudojant elektroninius duomenis), instruktavimo patvirtinimas saugiu elektroniniu parašu atitiktų darbuotojų saugos ir sveikatos teisės aktų nuostatas, įforminant instruktavimo faktą pagal Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymą. Šis įstatymas įtvirtina ir sąlygas, kada elektroninis parašas yra leistina įrodinėjimo priemonė teisme. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos 2016 birželio 16 d. įsakymu „Dėl elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo Nr.: (1.3 E)VE-62, Lietuvoje įsikūrusiems ūkio subjektams buvo nubrėžtos aiškesnės gairės, padėsiančios sumažinti popierizmo bei biurokratizmo naštą.
Elektroniniai dokumentų valdymo sprendimai gali pasitarnauti kiekvienam verslui. Vos prieš metus pasirodžiusios „DASATA“ sistemos pagalba galima atlikti visą darbo bei gaisrinės saugos dokumentų ir žurnalų pildymą, instruktuoti darbuotojus bei atlikti daugybę kitų funkcijų. Pagrindinės „DASATA“ sistemos funkcijos, yra šios:
- Darbo bei gaisrinės saugos dokumentų priežiūra ir atnaujinimas internetu;
- Priminimai bei pagalba pildant dokumentus;
- Darbuotojų sveikatos patikrinimų ir mokymų kontrolė;
- Darbuotojų instruktavimas internetu, nuotolinis instruktavimas;
- Vidinio elektroninio parašo suteikimas visiems darbuotojams.
Elektroninės sistemos pagalba vos kelių mygtukų paspaudimais galėsite atlikti darbuotojų instruktavimus, supažindinimus ir užtikrinti kitų teisės aktų reikalavimų darbo ir gaisrinės saugos srityje vykdymą. Visi šie dokumentai bus visada pasiekiami tiek įmonėms, tiek jų darbuotojams, iš bet kurio įrenginio, turinčio prieigą prie interneto. Dirbant su sistema nereikia diegti jokių sudėtingos ir specialių žinių reikalaujančios programinės įrangos, kadangi „DASATA“ sistema veikia „Debesų kompiuterijos“ (angl. Cloud Computing) principu ir yra apsaugota naudojant SSL metodą.
Dar nematyta ir kone svarbiausia naujovė yra ta, kad „DASATA“ sistema naudoja vidinę elektroninio parašo sistemą, kuris yra suteikiamas kiekvienam darbuotojui. Elektroninis parašas „DASATA“ sistemoje darbuotojams yra suteikimas siunčiant vienkartinius kodus elektroniniu paštu arba trumpąja SMS žinute, todėl darbuotojams norint pasirašyti dokumentus nereikia standartinių priemonių – asmens tapatybės kortelės su elektroniniu parašu ir specialiu skaitytuvu ar USB rakto su elektroniniu parašu. Visa tai sudaro galimybę atsisakyti popierinių žurnalų ir pereiti prie elektroninių, kurie užsipildo patys automatiškai, o tai gali Jums sutaupyti iki 90 proc. laiko, kurį sugaištumėte viską darydami popieriniu būdu, taip pat, iki 50 proc. išlaidų.
Inovacijos neaplenkia ir teisės srities – šiuo metu DASATA bei LINDEN komandos kartu kuria analogišką sprendimą vidinių bendrovės darbo teisės dokumentų valdymui.
