Darbuotojų stebėjimas darbovietėje ir už jos ribų

Dar viena atskira specifinė darbuotojų asmens duomenų kategorija yra duomenys, surinkti stebint/sekant darbuotojus (tiek tiesiogiai, tiek ir netiesiogiai).

Darbuotojų stebėjimas pasireiškia šiais būdais:

1. Vaizdo stebėjimas.
2. Interneto srauto ir e-pašto stebėjimas.
3. Pokalbių įrašymas (Telefoniniai pokalbiai, „Skype“, „chat‘ai“ ir pan.).
4. Nuotolinis kompiuterių, telefonų ir kitos įrangos administravimas.
5. Automobilių ir kitokios įrangos lokacijos sekimas (GPS ar pan.).

Nors šie duomenys nėra reikalingi nei darbo sutarties vykdymui, nei pagal teisės aktų reikalavimus, įmonės turi absoliučiai realių ir ekonomiškai reikšmingų priežasčių jiems rinkti: siekiant užtikrinti įmonės turto saugumą, įmonės informacinių sistemų ir konfidencialios informacijos saugumą, įrangos techninę priežiūrą, efektyvų darbo organizavimą, parenkant optimalius logistinius sprendimus, sutarčių su klientais vykdymą, kai pokalbių ar susirašinėjimo turinys turi teisinę reikšmę sutarčių vykdymui, taip pat, kai pagal sutarties esmę klientams svarbus jų krovinio ar kito turto vietos stebėjimas ir pan.

Visų šių duomenų tvarkymui nereikalingas ir negalimas darbuotojo sutikimas, BDAR numato  specialų pagrindą jų tvarkymui – teisėtą interesą (BDAR 6 str. 1 d. f p.). Šiame kontekste teisėtas interesas yra suprantamas kaip bet koks darbdavio ekonominis ar teisinis interesas, neprieštaraujantis įstatymams, t.y. visos aukščiau išvardintos priežastys. Taigi bendru atveju darbdavys turi teisėtą ekonominį interesą naudoti stebėjimo technologijas ir atitinkamai teisę tvarkyti tokius asmens duomenis. Tačiau skirtingai nuo duomenų tvarkymo sutarčiai ir teisės aktų numatytoms pareigoms vykdyti, šiuo atveju taikomas papildomas reikalavimas – stebėjimo priemonės privalo būti proporcingos jų tikslams ir neproporcingai nepažeisti darbuotojo privatumo.

Europos žmogaus teisių teismo praktikoje pripažįstama, kad darbuotojas net darbo vietoje turi teisę į privatumą. Ši teisė jokiu būdu nėra absoliuti ir gali būti suvaržyta atsižvelgiant į darbdavio interesus, tačiau negali būti paneigta, t.y. absoliutus darbuotojų sekimas yra draudžiamas. Taip pat, bendru atveju nėra pripažįstamas proporcingu darbdavio interesas kontroliuoti darbo kokybę. Atsižvelgiant į tokį papildomą reikalavimą, norėdami įsitikinti, ar teisėtai taikote stebėjimo priemones, turite atsakyti į klausimus:

1. Dėl kokių priežasčių/tikslų taikote atitinkamą stebėjimo priemonę?
2. Ar tų pačių tikslų negalite pasiekti taikydami švelnesnių privatumo atžvilgiu priemonių ar taikydami tas pačias priemones mažesniu mastu?

Jei į pirmą klausimą sugebėjote argumentuotai atsakyti teigianai, o į antrąjį atsakėte neigiamai, reiškia stebėjimo priemones taikote ir atitinkamus duomenis tvarkote teisėtai. Praktiniai pavyzdžiai:

1. Elektroninio pašto technologija pagal savo esminę paskirtį skirta saugoti siunčiamus ir gaunamus pranešimus ir šio bazinio funkcionalumo išjungti neįmanoma, atitinkamai darbdavys visada teisėtai saugo visą susirašinėjimą per savo elektroninio pašto serverį, tačiau tai savaime nesuteikia teisės skaityti darbuotojų pranešimus kada užsigeidus. Iš kitos pusės, darbdavys atskirais atvejais turi absoliučiai teisėtą interesą tą daryti, pavyzdžiui, informacijos dėl verslo nepertraukiamumo objektyviai gali prireikti pavaduojančiam darbuotojui, į išėjusio darbuotojo vietą priimtam naujam darbuotojui, informacijos gali prireikti ir sprendžiant skubius klausimus, kai pačio darbuotojo nėra vietoje, pagaliau susirašinėjimo informacija gali būti tiriama siekiant užtikrinti konfidencialumą, įskaitant pačių asmens duomenų konfidencialumą, tačiau tai turėtų būti daroma tik esant pagrįstų įtarimų ir sudarant galimybę dalyvauti pačiam įtariamam darbuotoju. Šiame kontekste svarbu atkreipti dėmesį, kad verslo susirašinėjimas pagal teismų praktiką, įskaitant visuotinai pripažintus tarptautinės prekybos principus, yra verslo sutarčių sudedamoji dalis, kuria pagrindžiamas tinkamas sutarčių vykdymas. Atitinkamai darbdavys vienareikšmiškai turi teisę saugoti ir naudoti darbuotojo elektroninį susirašinėjimą, tačiau kartu turi pareigą imtis priemonių, kad toks panaudojimas būtų ne „tiesiog panorėjus“, o kada jo reikia konkretiems teisėtiems tikslams.
2. Automobilių ir kitos brangios įrangos lokacijos stebėjimas (GPS ar pan.) yra teisėtas, kai siekiama užtikrinti turto saugumą (apsaugoti nuo vagystės), priimti optimalius logistinius sprendimus, pateikti informaciją klientams pagal sutartis, gintis nuo pareikštų teisinių reikalavimų (avarijų atvejais ir pan.), tačiau tokių duomenų saugojimo laikotarpis privalo būti minimalus būtinas siekiamiems tikslams, teigtina – ne daugiau mėnesio. Atkreiptinas dėmenys, kad jei darbuotojams leidžiama naudotis automobiliu po darbo, turi būti numatyta galimybė išjungti stebėjimą tuo laiku.
3. Interneto srauto stebėjimas leistinas, kai juo siekiama apsaugoti informacinių sistemų saugumą (antivirusinės programos, ugniasienės ir pan.) ir konfidencialios informacijos saugumą (automatiniai siunčiamos informacijos filtrai pagal specialius markerius, kai kaupiama informacija tik apie įtartinus informacijos srautus), tačiau neleistinas visos darbuotojo veiklos internete fiksavimas.
4. Nuotolinis kompiuterių ir ar telefonų administravimas yra leistinas, kai to reikia programinės įrangos diegimui ar atnaujinimui, tačiau negali būti naudojamas prieigai prie visų darbuotojo duomenų.
5. Vaizdo stebėjimui taikomi ypač aukšti reikalavimai kaip labiausiai privatumą pažeidžiančiai priemonei, todėl labai rekomenduotina diegiant vaizdo stebėjimo sistemas, jų diegimą iš anksto suderinti su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija. Tuo tikslu reikėtų pateikti paklausimą, išsamiai pagrindžiant vaizdo stebėjimo ir jo masto tikslingumą bei reikalingumą konkrečiu atveju bei pridedant vaizdo kamerų išdėstymo su stebėjimo zonomis planą.
6. Pokalbių įrašymas BDAR kontekste yra problemiškas, nes tam tiesiog nėra objektyvaus poreikio, išskyrus retus atvejus, kai telefonu sudaromos sutartys (pavyzdžiui, užsisakomos paslaugos paskambinus mobilaus ryšio operatoriui). Praktikoje paplitęs pokalbių įrašymo pagrindas „paslaugų kokybės užtikrinimui“ yra stipriai abejotinas, nes, kaip minėta, darbdavio interesas kontroliuoti darbo kokybę paprastai nenusveria darbuotojo teisės į privatumą. Taip pat reikėtų apgalvoti saugiklius, kad nebūtų įrašomi privatūs darbuotojo pokalbiai. Atitinkamai, šiuo atveju rekomenduotina pokalbių įrašymą suderinti su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija.

Nors, kaip matyti iš aptartų asmens duomenų naudojimo teisinių pagrindų, asmens duomenų tvarkymas darbo santykių kontekste su retomis išimtimis yra teisėtas be jokių papildomų darbuotojų sutikimų ar kitokių aktyvių veiksmų, BDAR kontekste to nepakanka. BDAR reikalauja ne tik duomenų tvarkymo teisėtumo savaime, bet ir gebėjimo pademonstruoti šį faktą.